Mobile Office
(Home office)

Im Kern beschreibt der Begriff „Mobile Office“ die Möglichkeit, Arbeit von praktisch überall aus zu erledigen, ohne an ein Büro oder einen festen Standort gebunden zu sein. Ziel ist es, die Freiheit zu haben, von unterwegs, zu Hause oder an anderen Orten zu arbeiten, während man gleichzeitig produktiv bleibt und in der Lage ist, effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Ermöglicht wird das Mobile Office bei klassischer PC-Arbeit durch die Kombination von portabler Hardware wie Laptops, Smartphones und Headsets mit den entsprechenden (cloud-basierten) Software-Tools. Zusammen mit dezentralisierten Zugriffsmöglichkeiten auf Unternehmensnetzwerke und interne Ressourcen wird so fast jeder Ort zum Arbeitsplatz.

Im Homeoffice liegt in der Regel ein fest eingerichteter Arbeitsplatz vor. Im Mobile Office kann von fast überall aus gearbeitet werden: zu Hause, von unterwegs, in einem Café oder von einem anderen Standort. In beiden Fällen gelten natürlich bestimmte rechtliche Regelungen.

Zuerst ist es wichtig, die Voraussetzungen für Kommunikation in standortunabhängigen Teams oder Abteilungen zu verstehen. Grundlegend gehören hierzu nahtlose Kommunikationswege, z.B. via Telefonie, Chats, Videoanrufen und -meeting, Screensharing- und File-Sharingen-Funktionen. Hierzu gesellen sich je nach Branche oder Tätigkeitsbereich natürlich noch weitere, individuellere Anforderungen.

Mit dem Verständis für diese Anforderungen geht es anschließend um die richtige Software (und auch Hardware), mit der alle diese Kommunikationskanäle genutzt werden können. Wichtig ist es, möglichst alle der genannten Kanäle in einer Anwendung zu bündeln. Hier kommen Lösungen wie STARFACE zum Einsatz, die neben einer „klassischen“, aber modernen Telefonanlage auch „Unified Communication & Collaboration“ ermöglichen. Vereinfacht bedeutet dieser Begriff, dass ausgehend von der Telefonanlage alle weiteren Kommunikationskanäle in einer zentralen App gebündelt werden und unabhängig vom Endgerät oder Standort jederzeit verfügbar sind. Diese Apps werden häufig auch Softphone genannt.

Damit Ihre Business-Kommunikation unabhängig vom Standort optimal gelingt, sollten eine Reihe von Funktionen nicht fehlen. Darunter zum Beispiel:

1. Mobil-Telefonie-Integration: Die Möglichkeit, Anrufe nahtlos zwischen Ihrem Bürotelefon und Ihrem Smartphone zu übertragen, ist entscheidend. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten unterwegs, erhalten einen Anruf auf Ihrem Bürotelefon und er wird einfach auf Ihr Smartphone umgeleitet, ohne dass der Anrufende dies bemerkt.
2. Video-Meetings: Video-Meetings sind nicht mehr wegzudenken – natürlich auch nicht im Mobile Office.
3. Instant Messaging für schnelle Kommunikation: Wenn Sie unterwegs sind und schnell mit einem Kollegen kommunizieren müssen, sind Chats unverzichtbar.
4. File-Sharing: Die Möglichkeit, Dateien mit Teammitgliedern zu teilen und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, ist ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit im Mobile Office. Präsentationen, Dokumente & Co. lassen sich mit der richtigen Software kinderleicht jederzeit teilen.
5. Präsenz-Status-Anzeige: In Remote-Teams oder im Mobile Office kann es schwierig sein, den Anwesenheitsstatus Ihrer Kollegen zu kennen. Eine Funktion zur Status-Anzeige darf deshalb in Ihrer Kommunikationssoftware nicht fehlen.

Cloud-Telefonanlagen sind ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten oder einem hohen Anteil an Remote-Arbeit, da sie eine zentrale Telefonanlage bieten, die von verschiedenen Orten aus administriert werden kann, wenig Wartungsaufwand verursacht und flexibel hinsichtlich der Useranzahl ist.