Telefonanlage kaufen
5 Tipps für Unternehmen

Gerade in kleineren Unternehmen oder Organisationen ist das eine berechtigte Frage. Die kurze Antwort ist: Es lohnt sich in vielen Fällen, eine Telefonanlage zu kaufen – besonders wenn das Unternehmen Wert auf eine professionelle, zuverlässige und skalierbare Kommunikationslösung legt. Die Gründe dafür sind vielfältig. Besonders häufig sind diese Faktoren beim Kauf entscheidend:

Mehr Mobilität erfordert

Angestellte, die von unterwegs oder im Homeoffice arbeiten sollen, brauchen moderne Software. Eine moderne VoIP-Telefonanlage kann hierfür die richtige All-in-One-Lösung sein.

Ablösung von alter Hardware

Fast nichts ist für immer. Die TK-Anlage aus den Zweitausendern, die damals noch über Umwege für IP-Telefonie „fit gemacht“ wurde ist es definitiv nicht. Zeitgemäßer sind Cloud-Telefonanlagen, die komplett IP-basiert funktionieren und dank automatischer Updates immer auf dem neuesten Stand bleiben.

Umfassendes Anrufmanagement benötigt

Mit einer professionellen IP-Telefonanlage lassen sich Anrufe effizient verwalten. Besonders bei hohem Anrufaufkommen kann die Bearbeitung schnell unübersichtlich werden. Features wie Anrufweiterleitung (intern und extern), Anklopfen, Halten von Anrufen, und automatische E-Mail-Benachrichtigungen tragen zu einem reibungslosen Arbeitsablauf bei.

Professionelles Auftreten ist wichtig

Eine zentrale Unternehmensnummer und Durchwahlen für verschiedene Abteilungen vermitteln Professionalität und erleichtern Kunden und Partnern die Kontaktaufnahme, was z.B. mit individuellen Mobilfunknummern komplizierter sein kann.

Integrationen und Automatisierung notwendig

Software-Telefonanlagen lassen sich auf vielfältige Art und Weise in die bestehende IT-Landschaft integrieren. Daraus ergeben sich Vorteile im kleinen und großen Stil. Durch die Integration mit CRM-Systemen, Kontaktdatenbanken oder branchenspezifischen Anwendungen können Anrufe z.B. mit zusätzlichen Daten angereichert und individueller bearbeitet werden.

Genauso lassen sich in anderen Unternehmensbereichen automatisierte Abläufe direkt über eine Telefonanlage auslösen und steuern. Die Möglichkeiten sind (fast) endlos.

Mehr Sicherheit und Kontrolle

Auch wer  im größeren Stil mit sensiblen Daten arbeitet, ist gut damit beraten, eine Telefonanlage zu kaufen. Am besten sind natürlich Lösungen, die den jeweiligen Datenschutzanforderungen entsprechen. Entscheidend ist natürlich auch, dass sich die Anlage auch an individuelle Sicherheitsvorschriften anpassen lässt.

• Wie viele User hat mein Unternehmen? Wächst es weiter?
• Wie viele Standorte müssen bedient werden? Wie groß sind diese Standorte?
• Welche Endgeräte sollen hauptsächlich eingesetzt werden: Tischtelefone, Headsets, Konferenz-Lösungen oder andere?
• Wie ist die Qualität und Leistung der Internetverbindung?
• Soll oder muss etwas von alten ISDN-Anschlüssen oder Telefonen übernommen werden?
• Gibt es besondere Hardware, die an der Telefonanlage hängt (Aufzugnotrufe, Karten-Terminals, Türsprechanlagen, Alarmanlagen, Rufsysteme etc.)?
• Sind besondere Sicherheitsrichtlinien zu beachten (Z.B. vertrauliche Mandanten- oder Patienten-Daten)?
• Gibt es Software, die direkt an die Telefonie-Software angebunden werden soll (ERP-Systeme, CRM-Software, Ticketing etc.)?
• Welchen SIP-Trunk wollen Sie nutzen?
• Wie soll die Telefonanlage gehostet werden: Auf einem eigenen Server? Im Cloud-Rechenzentrum? Als lokal installierte Hardware?
• Sollen Smartphones eingebunden werden, z. B. für den Außendienst?
• Welches Budget steht für den Kauf der Telefonanlage und die Integration zur Verfügung?

Unternehmen, die eine neue Telefonanlage kaufen, sollten mehrere Faktoren berücksichtigen, um die beste Wahl für ihre spezifischen Bedürfnisse zu treffen. Das hier sind die grundlegenden Faktoren:

Unternehmensgröße bzw. User-Anzahl

Ein Start-up mit 10 Mitarbeitenden benötigt natürlich eine andere Lösung als ein multinationaler Konzern mit tausenden Usern. Dementsprechend lohnt es sich, den Leistungsumfang einer Telefonanlage bzw. die angebotene Variante einer Telefonie-Software genau zu betrachten und die entsprechende Expertise bei einem IT-Dienstleister mit ins Boot zu holen.

Funktionsumfang und Integrationsmöglichkeiten

Auch bei diesem Punkt lohnt es sich, externes Fachwissen zu beanspruchen. Ein Beispiel: Sie nutzen bestimmte CRM-Systeme oder spezielle Branchen-Software, die mit ihrer Kommunikationssoftware interagieren soll. Hierfür sollte vor dem Kauf sichergestellt werden, dass die neue Telefonanlage sich nahtlos integrieren lässt.

Kosten

Neben den Anschaffungskosten einer neuen VoIP-Lösung sollten auch die laufenden Betriebskosten berücksichtigt werden. Cloud-Telefonanlagen stellen im Gegensatz zu Hardware-Telefonanlagen oft kostengünstigere Optionen dar, weil keine teure Hardware vor Ort eingerichtet wird.

Sicherheit und Datenschutz

Unternehmen, die sensible Daten verarbeiten, sollten auf sichere Kommunikationslösungen achten. Die entsprechenden Zertifizierungen, Testergebnisse und Güte-Siegel sind hier zumindest erste Anhaltspunkte dafür, ob eine Lösung als „sicher“ eingestuft werden kann. Im Einzelfall sollte dies natürlich mit den eigenen Security-Anforderungen gegengeprüft werden.

Support und Betreuung

Unternehmen, besonder solche ohne eigene IT-Abteilung, profitieren von einem Anbieter, der umfassenden Support und eine benutzerfreundliche Lösung bietet. Es lohnt sich immer, vor der Auswahl einer Lösung auf zuverlässige Kundenbetreuung zu achten und Erfahrungsberichte einzuholen.

Als Unternehmen haben Sie verschiedene Möglichkeiten, eine Telefonanlage zu erwerben, in der Regel über einen dieser Kanäle:

Managed-Service-Provider und Systemhäuser

Klassische IT-Systemhäuser sind eine der ersten Anlaufstellen für Neuanschaffungen in der IT-Infrastruktur. Viele Systemhäuser haben in der Regel eine oder mehrere Telefonanlagen im Angebot, für die sich Kunden entscheiden können. Immer mehr dieser Systemhäuser werden mittlerweile aber zu „Managed-Service-Providern“.

Eine Transformation, die für Kunden in diesem Beispiel bedeutet, dass sie nicht nur eine Telefonanlage mit einmaliger Installation, Inbetriebnahme und einer Einweisung kaufen, sondern eine Dienstleistung für die Kommunikation ihres Unternehmens.

Diese Methode bringt Vorteile wie geringere Wartungskosten und einen geringeren internen Aufwand mit sich. Auch das Hosting einer Telefonanlage kann komplett ausgelagert werden, sodass gar keine eigene Infrastruktur geschaffen werden muss.

Direktkauf beim IP-Telefonie-Anbieter

Viele Telefonanlagen sind auch direkt bei Telekommunikationsanbietern zu kaufen. Hierbei handelt es sich meistens um ein Direktgeschäft mit Cloud-Telefonie-Lösungen. Die Administration liegt in diesen Fällen direkt bei den Kunden. Der Hersteller bietet meistens eine Schulung für User sowie Support bei Problemen an.

Beim Kauf einer Telefonanlage stehen die individuellen Bedürfnisse natürlich im Vordergrund. Unternehmensgröße und die bestehende IT-Landschaft sind hierbei entscheidende Faktoren. Einige der gängigsten VoIP-Lösungen sind z.B.:

STARFACE

STARFACE bietet ein breites Portfolio an physischen Telefonanlagen und Cloud-Lösungen, die sich für Unternehmen jeder Größe eignen. Von der kleinen Praxis oder Agentur bis hin zum Konzern mit tausenden Usern sind Firmen hier an der richtigen Adresse.

3CX

3CX ist eine softwarebasierte Telefonanlage, die auf offenen Standards wie SIP und WebRTC aufgebaut ist. Sie verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, darunter Videokonferenzen, Live-Chat und CRM-Integration. Die 3CX-Telefonanlage kann sowohl lokal vor Ort als auch in der Cloud betrieben werden.

Placetel

Placetel bietet eine 100 % cloudbasierte Telefonanlage, die keine Hardware vor Ort im Unternehmen erfordert und neben klassichen TK-Funktionen vielseitig erweiterbar und einsetzbar ist.

RingCentral

RingCentral ist eine weitere VoIP-Lösung, die Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen in einer Plattform zusammenführt. Die cloudbasierte Telefonanlage von RingCentral bietet Videokonferenzen, Team-Messaging und Integration mit verschiedenen Business-Anwendungen.

NFON

NFON bietet Cloud-Telefonanlagen an, die skalierbar sind und mit UC-Funktionen wie Voicemail, Anrufwarteschleifen, Bildschirmfreigabe und CRM-Integration kombiniert werden.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist hauptsächlich als Kollaborationsplattform bekannt, verfügt mittlerweile aber auch über umfangreiche Telefoniefunktionen. Unternehmen können mit Microsoft Teams ihre Kommunikationsinfrastruktur in die bestehende Office 365-Umgebung integrieren.