VoIP (IP-Telefonie)

VoIP steht für „Voice over Internet Protocol“ oder auch „Voice over IP“ und bezeichnet eine Technologie, die es ermöglicht, Sprachkommunikation über das Internet oder andere IP-basierte Netzwerke zu übertragen. Anstatt herkömmlicher analoger Telefonleitungen werden bei VoIP Sprachdaten in digitale Pakete umgewandelt und über das Internet oder andere Netzwerke übertragen. VoIP, IP-Telefonie und Internettelefonie sind weitesgehend synonyme Bezeichnungen.

Wer schon über WhatsApp oder ähnliche Apps telefoniert hat, weiß, dass zumindest für die grundlegende Funktion von VoIP bereits ein Smartphone mit Internetzugang genügt. Werfen wir also einen kurzen Blick auf die Grundausstattung für Internettelefonie:

1. Internetverbindung:

Eine stabile Internetverbindung ist notwendig, da die VoIP-Kommunikation über das Internet läuft.

2. VoIP-Software:

Man benötigt eine VoIP-Software, zum Beispiel in Form einer IP-Telefonanlage, welche die VoIP-Verbindung aufbaut, verwaltet und einfach steuerbar macht.

3. VoIP-fähiges Telefon oder App:

Ein VoIP-fähiges Telefon oder eine Softphone-App für Mobilgeräte oder PCs ist erforderlich, um Internettelefonie durchzuführen.

Der Begriff Voice over IP lässt vermuten, dass sich die Technologie nur für Internettelefonie nutzen lässt. Das ist faktisch korrekt. Denkt man über IP-basierte Kommunikation als Ganzes nach, ist das aber nur die halbe Wahrheit. Heutzutage basiert auch die Übetragung von Videoanrufen, Chats & Co. häufig auf dem „Internet-Protocol“, das namensgebend für die Technologie ist. Das ist auch der Grund dafür, dass Internettelefonie so eng mit anderen Kommunikationskanälen verknüpft ist.

Ja. Mit IP-Telefonie wählen Sie sich digital ins Telefonnetz ein und können normale Rufnummern anrufen. Voraussetzung hierfür ist ein Telefonanschluss, der VoIP unterstützt, was heutzutage eher Regel als Ausnahme ist.

Ein entscheidendes Thema in der IP-Telefonie ist die Sicherheit. Die Kommunikation und Administration von STARFACE Anlagen erfolgt beispielsweiseüber den TLS-Standard, der auch im Online-Banking verwendet wird. Dies gewährleistet eine hohe Sicherheit und Datenschutz, was für Unternehmen von großer Bedeutung ist.

IP-Telefonanlagen sind quasi Server, welche die gesamte Abwicklung des Telefonieaufkommens der verbundenen Endgeräte übernehmen. IP-Telefonanlagen sind die moderne Ausführung hiervon und nutzen VoIP für Telefonate, Videocalls & Co.

VoIP-Telefonanlagen stehen als Cloud-Lösung in einem Rechenzentrum, als installierbare Software auf Ihrem Server (VM) oder als Hardware-Appliance für Ihr Büro zur Verfügung.

Trotz der Flexibilität und Vorteile von sogenannten „On-Premises-Lösungen“ zeigt sich ein klarer Trend hin zu cloud-basierten Telefonanlagen. Während andere europäische Länder bereits weit fortgeschritten sind, steht Deutschland noch relativ am Anfang dieser Entwicklung. Allerdings steigt die Nachfrage, und neue Kunden entscheiden sich zunehmend für die Cloud.

Prinzipiell untersützen viele Router, häufig auch der im eigenen Zuhause, VoIP. Sie können mit IP-Telefonen oder Endgeräten mit entsprechender App verbunden werden, um Internettelefonie zu nutzen. Für die Anwendung in Unternehmen sind Router als VoIP-Anlage bedingt geeignet. Im Geschäftskontext ist schnell ein Punkt erreicht, an dem die Anschaffung einer Telefonanlage sinnvoll ist. Hinzu kommt, dass professionelle Telefonanlagen eine Vielzahl an Funktionen unterstützen, die ein normaler Router nicht bietet.

VoIP-Telefone wandeln Sprache in digitale Daten um und umgekehrt. Sie verbinden sich über Ethernet-Kabel oder WLAN mit dem Netzwerk und nutzen Datenleitungen, um Gespräche an einen VoIP Provider zu senden. Dieser Anbieter leitet Anrufe über die notwendige Infrastruktur weiter. Bei externen Empfängern passiert die Signalwandlung über das öffentliche Telefonnetz. Moderne TK-Anlagen ermöglichen VoIP-Telefonie über verschiedene VoIP-Telefone, etwa von Herstellern wie Yealink, Gigaset und Snom. Mit Telefonie-Software, also einer App für Desktop- oder Smartphone-Geräte, kann aber fast jedes Headset oder eine Mikrofon-Kopfhörer-Kombination als VoIP-fähiges Endgerät genutzt werden.

Die Kosten für VoIP-Telefone variieren je nach Modell und Funktionen. Einfache Modelle beginnen bei 50 Euro, während fortschrittlichere mit Farbdisplay, Touchscreen und Kamera mehrere hundert Euro kosten können. Bestehende Telefone lassen sich mit einem Adapter (ca. 50 Euro) in VoIP-Telefone umwandeln.

Es ist entscheidend zu bedenken, dass die Gesamtkosten der VoIP-Telefonie nicht nur von den Hardware-Kosten, sondern auch von den Provider-Gebühren abhängen. Die Gesamtkosten hängen oft auch von der gewählten Lieferform (Cloud im Rechenzentrum, selbstgehostete Cloud oder Hardware-Anlage) und der Gesamtzahl der User ab.

Voice over Internet Protocol (VoIP) hat in den letzten Jahren stark an Beliebtheit gewonnen, insbesondere im geschäftlichen Umfeld. Das ist kein Zufall. Hier sind fünf Vorteile der Nutzung von VoIP für Business-Kommunikation:

1. Kosten sparen beim Telefonieren

VoIP reduziert die Kommunikationskosten erheblich. Im Gegensatz zu herkömmlichen Telefonleitungen kosten innerstädtische, internationale und ferngestützte Gespräche über das Internet oft nur einen Bruchteil dessen, was herkömmliche Telefongespräche kosten. VoIP-Dienste sind in der Regel günstiger als traditionelle Festnetz- oder Mobilfunkdienste, insbesondere bei Ferngesprächen und internationalen Anrufen.

2. Kosten Sparen bei der Anschaffung

IP-Telefonie ist so weit verbreitet, dass oft gar keine speziellen Endgeräte mehr erforderlich sind. Laptops, Computer oder Smartphones, auf denen die Apps für VoIP-Telefonie laufen, gehören längst zur Grundausstattung von Unternehmen. Als Eingabegeräte werden quasi alle Headsets, Kopfhörer, Mikrofone oder auch moderne Tischtelefone unterstützt. Dinge, die vielerorts bereits vorhanden sind.

3. Mehr als Telefonie nutzen

VoIP-Lösungen für den Geschäftsbereich enthalten neben der reinen Telefonie auch weitere Features, die für die tägliche Kommunikation nötig sind. Von Haus aus kommen die meisten VoIP-Apps mit Voicemail, Anrufweiterleitung, Konferenzschaltungen, Anrufaufzeichnung und mehr – ganz ohne Zusatzkosten. Echte Softphones gehen noch ein paar Schritte weiter und beinhalten in der gleichen Software auch Videoanrufe, File-Sharing, Chats, Screen-Sharing und noch mehr.

4. Mehrwerte Schaffen durch Integrationen

Moderne VoIP-Telefonanlagen fügen sich nahtlos in CRM-Systeme, E-Mail-Clients und anderen Geschäftsanwendungen ein. Das vereinfacht nicht nur Workflows einzelner User, sondern erhöht die gesamte Effizienz in der Kundenkommunikation. Von den Personalisierungsmöglichkeiten ganz zu schweigen. Durch die Integration in bestehende IT-Infrastrukturen können Sie Anrufe direkt aus Anwendungen wie Outlook starten, Anrufinformationen in Echtzeit einsehen und die Kommunikation konsolidieren. Dank moderner Software-Schnittstellen-Technologien  sind die weiteren Use-Cases nahezu grenzenlos.

5. Nerven schonen bei Administration und Pflege

VoIP-Telefonanlagen können zentral  für alles User verwaltet werden, was die Administration erleichtert und die Notwendigkeit für physische Wartung und Techniker vor Ort reduziert. Auch für mehrere Standorte ist das kein Problem. Mit der Entscheidung für eine softwarebasierte IP-Telefonanlage entfällt auch der Austausch von Hardware vor Ort. Softwarebasierte VoIP-Lösungen lassen sich einfacher aktualisieren und erweitern, ohne dass teure Hardware ersetzt werden muss. Sobald neue Updates vom Hersteller verfügbar sind, können Administratoren diese ohne riesigen Koordinationsaufwand zum passenden Zeitpunkt ausspielen.

Natürlich steht jeder vor dem Einsatz einer neuen Lösung an einem anderen Punkt, was die IT-Kompetenz oder technische Infrastruktur betrifft. Diese 5 Schritte sind aber ein wichtiges Grundgerüst bei der Einführung einer neuen IP-Telefonanlage.

1. Bedarf analysieren und Netzwerk überprüfen:

Überprüfen Sie Ihren aktuellen Telefonbedarf und die Anzahl der benötigten Leitungen. Hier lohnt es sich einen IT-Dienstleister mit der Analyse zu beauftragen. Im Zweifel genügt aber auch eine händische Analyse, um zumindest einen groben Überblick über das Telefonieaufkommen zu erhalten. Sollte vorher noch nie VoIP genutzt worden sein, muss das Netzwerk hierfür getestet werden. Hierfür gibt es spezielle Tests, die Aufschluss über die VoIP-Fähigkeit einer Internetverbindung geben.

2. IP-Telefonie-Anbieter auswählen:

Sobald die internen Anforderungen festgehalten sind, geht es an die Auswahl eines VoIP-Providers. Schlüsselkriterien hierfür haben wir  weiter unten in diesem Ratgeber exemplarisch untersucht.

3. Hardware und Software installieren:

Spätestens hier kommen in den meisten Fällen IT-Systemhäuser oder Managed-Service-Provider zum Einsatz, die mit Ihrer Expertise genau wissen, welche Hardware oder Software neben der IP-Telefonanlage selbst noch benötigt wird. Diese beziehen meisIP-Telefone und andere notwendige Hardware wie Router und Switches direkt vom Anbieter oder Fachhändle. Sie übernehmen auch die fachgerechte Installation und Konfiguration des VoIP-Systems, der Telefonie-Software und gegebenenfalls des VoIP-Telefonanschlusses.

4. User schulen:

Entweder die IT-Abteilung oder der IT-Dienstleister schult nach der Installation die Mitarbeitenden für die Verwendung des neuen Systems.

5. Regelmäßig Updates durchführen:

Ein Punkt, der häufig zu kurz kommt. In der schnellebigen Software-Welt kommen aber nicht nur ständig neue nützliche Funktionen via Update hinzu, sondern es verändern sich auch Abhängigkeiten zu anderen Software-Lösungen, denen mit Updates nachgekommen wird.

IP-Telefonie an sich ist keine Weltneuheit mehr. Deshalb kann die Wahl eines Anbieter schnell mal unübersichtlich werden.Vergleichen wir als mal exemplarisch 3 Anbieter für Internettelefonie, um Gemeinsamkeiten und Unterschiede zu veranschaulichen und ein Gefühl für das Angebot auf dem VoIP-Markt zu vermitteln.

Produktportfolio:

STARFACE bietet eine umfassende IP-Telefonanlage, die als Cloud-Telefonanlage, Hardware oder VM zum selbst hosten verfügbar ist. STARFACE wird wegen der hohen Flexibilität und Individualisierbarkeit geschätzt. Mit wenig Aufwand lassen sich maßgeschneiderte Lösungen für kleine, mittelständische und große Unternehmen implementieren. Die Telefonanlage ist außerdem die Basis für eine vollumfängliche Kommunikationslösung mit eigener App für alle gängigen Betriebssysteme.

Benutzerfreundlichkeit:

Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und einfach zu bedienen, was die Administration und Nutzung erleichtert. Das gesamte UI für das STARFACE Softphone wurde erst kürzlich mdoernisiert und optimiert.

Integration:

STARFACE integriert sich nahtlos mit zahlreichen Software- und Hardware-Lösungen. ERP- und CRM-Systeme sowie zahlreiche anderen Geschäftsanwendungen sind über die nativen Schnittstellen problemlos integrierbar. Darüber hinaus gibt es eine breite Palette an APIs für individuelle Anpassungen.

Sicherheit:

Die Kommunikation selbst ist bei STARFACE umfassend verschlüsselt. Die Cloud-Telefonanlagen werden in deutschen Rechenzentren ausfallsicher gehostet. Auch die Administration der Anlagen ist mit entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen und Multi-Faktor-Authentifizierung ausgestattet.

Support:

Das Customer Care Team sitzt am Hauptstandort in Karlsruhe und steht bei Problemen zur Verfügung. Für besonders kniffelige Fälle gibt es außerdem eigene Support Specialists. Zusätzlich finden Kunden und Partner im umfangreichen Community-Forum jede Menge Unterstützung und Austausch. Neu ist seit einiger Zeit auch eine 24/7-Störungshotline, über die Rund um die Uhr Probleme gemeldet werden können.

Kosten:

Die Preise variieren je nach gewähltem Modell, Funktionsumfang und Zusatz-Modulen, sind aber im Allgemeinen wettbewerbsfähig.

Produktportfolio:

3CX bietet eine Software-basierte VOIP-Telefonanlage, die als Cloud gebucht oder selbst gehostet werden kann. Sie kann einfach selbst eingerichtet werden und bietet auch Apps verschiedene Betriebssysteme.

Benutzerfreundlichkeit:

Die Benutzeroberfläche ist modern und gut strukturiert, was die Verwaltung und Konfiguration erleichtert.

Integration:

3CX bietet eine breite Palette an Integrationsmöglichkeiten, darunter Microsoft 365, Google Kontakte und verschiedene CRM-Systeme.

Sicherheit:

3CX bietet umfassende Sicherheitsfunktionen, einschließlich TLS- und SRTP-Verschlüsselung.

Support:

Der Support ist umfangreich und bietet verschiedene Stuffen der Unterstützung an. Der direkte Support kann variieren. Außerdem werden viele Ressourcen für die Problemlösung vom Anbieter bereitgestellt. Das Community-Forum ist auch hier sehr aktiv.

Kosten:

3CX ist bekannt für seine wettbewerbsfähigen Preise und bietet verschiedene Lizenzmodelle an, die sich am Funktionsumfang und Verwendungszweck der Lösung orientieren.

Produktportfolio:

RingCentral ist ein führender Anbieter von Cloud-basierten Kommunikations- und Kollaborationslösungen. Die Plattform bietet Voice, Video, Team-Messaging und mehr in einer einzigen, integrierten Lösung.

Benutzerfreundlichkeit:

Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und aufgeräumt und sorgt damit für eine einheitliche Erfahrung über verschiedene Geräte hinweg.

Integration:

RingCentral bietet umfangreiche Integrationsmöglichkeiten mit einer Vielzahl von Geschäftsanwendungen wie Salesforce, Microsoft 365, Google Workspace und vielen anderen.

Sicherheit:

RingCentral legt großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz, einschließlich GDPR- und HIPAA-Konformität sowie umfassender Verschlüsselung.

Support:

Der Kundensupport von RingCentral ist rund um die Uhr verfügbar und bietet schnelle und kompetente Hilfe. Es gibt auch hier eine umfangreiche Wissensdatenbank und Community-Foren.

Kosten:

RingCentral bietet eine breite Palette an Funktionen und eine hohe Zuverlässigkeit mit insgesamt wettbewerbsfähigen Preisen.

STARFACE ist ideal für Unternehmen, die eine flexible, anpassbare und sichere VOIP-Lösung suchen, die sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lässt.

3CX bietet eine kosteneffiziente und flexible Lösung mit umfangreichen Integrationsmöglichkeiten und ist besonders für Unternehmen geeignet, die eine Software-basierte Telefonanlage selbst einrichten möchten.

RingCentral ist eine starke Wahl für Unternehmen, die eine umfassende, cloud-basierte Kommunikations- und Kollaborationslösung suchen und bereit sind, dafür etwas mehr zu investieren.

Wie so oft bei der Auswahl der richtigen IT-Lösung, machen auch bei der IP-Telefonie die Details den Unterschied aus. Es lohnt sich also, verschiedene Anbieter auf Herz und Nieren zu testen, um anschließend die Lösung zu erhalten, die zu 100 % passt. In unserem Ratgeber finden Sie weitere Tipps für die Anschaffung einer neuen Telefonie-Lösung.