Selbstständige und Freelancer müssen in ihrer täglichen Arbeit vor allem eines sein: flexibel. Telefonanlagen? Klingen erstmal wenig flexibel und wirken auf IT-Laien eher abschreckend. Ohne eine geschäftliche Telefonnummer wirkt das eigene Business auf Kunden aber wenig seriös und professionell. Deshalb ist Cloud-Telefonie für Selbstständige die ideale Lösung.
Welche Vorteile bietet Cloud-Telefonie für Selbstständige? Wie verhilft sie Startups oder Freelancern zu besserer Kundenkommunikation? Die Antworten gibt es hier.
Erreichbarkeit steigern mit Ihrer Cloud-Telefonanlage
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben Interesse an einem Produkt oder einer Dienstleistung. Für weitere Informationen rufen Sie direkt beim Anbieter an. Das Telefon klingelt. Niemand hebt ab. Es klingelt immer noch. Auch nach einer Minute hat niemand den Hörer abgenommen.
Nun beginnt eine unpersönliche schlecht synchronisierte Tonbandaufnahme: „Derzeit ist niemand erreichbar. Bitte versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal.“ Dann ertönt das Besetztzeichen. Wow, was für ein Kundenerlebnis. Mal ehrlich, wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie nach diesem Ereignis nochmal anrufen? Oder versuchen Sie Ihr Glück nicht doch lieber bei einem anderen Anbieter?
Doch wie verbessert man die Erreichbarkeit zwischen Arbeitsplatz, Terminen, Kundenbesuche, Home- und Flex Office?
Kostenlose Apps: Warum also nur ein Gerät nutzen?
Viele Anbieter von VoIP- oder Cloud Telefonie bieten Apps für alle gängigen Plattformen wie Windows, Mac, iPhone und Android an. Diese ermöglichen die Annahme von Anrufen egal, wo Sie sich gerade befinden. Ob im Büro am PC, im Homeoffice am Laptop oder auf der Autobahn im Auto. Mit der Installation von Softphones entgeht Ihnen kein Anruf. Eingehende Anrufe klingeln auf allen Geräten, an denen Sie angemeldet sind.
Anrufgruppen
Es wird immer Situationen geben, in welchen ein Telefonat nicht angenommen werden kann. Hierfür helfen sogenannte Anrufgruppen. Eine Anrufgruppe ist eine Rufnummer, unter welcher mehrere Mitarbeitende innerhalb eines Unternehmens erreichbar sind. Eingehende Anrufe klingeln bei allen Gruppenmitgliedern und können von allen angenommen werden. Sind Sie mal nicht am Platz, können Kolleg:innen erfolgreich für Sie einspringen. Gleiches gilt umgekehrt. Dieses Feature ist besonders für Start-ups wertvoll.
Rufumleitungen & Weiterleitung aktivieren
Anrufgruppen sind also eine tolle Lösung für kleine Teams und Start-ups. Professionelle Telefonie für selbstständige Einzelpersonen erfordert aber eine andere Lösung. Hier kann die klassische Nutzung von Rufumleitungen und iFMC (Integrated Fixed Mobile Convergence) helfen. Das Großartige: Diese können auf die gewünschte Situation angepasst werden. Bedeutet, eingehende Anrufe werden jederzeit oder wenn ein Rufnummer aktuell besetzt ist oder nach einer gewissen Zeit auf eine andere Rufnummer weitergeleitet. Dies kann für Freelancer und Selbstständige z.B. die eigene mobile Rufnummer sein. Mit iFMC lassen sich sogar gezielt Wochentage und Uhrzeiten festlegen, an denen eingehende Anrufe umgeleitet werden sollen.
Mailbox einrichten & Geschäftszeitenregelungen nutzen
Immer wieder kommt es vor, dass Kunden und Interessenten auch außerhalb der Geschäfts- und Bürozeiten anrufen. Natürlich kann man nicht verlangen, dass diese Anrufe auch in der Freizeit beantwortet werden. Oder möchten Sie samstags um 21 Uhr beim wohlverdienten Netflix-Marathon gestört werden? Damit Kunden sich trotzdem abgeholt fühlen und verstehen, wann sie wieder anrufen können, gibt es zwei goldene Regeln die garantiert Wunder wirken:
- Das Einstellen einer professionellen Mailboxansage
- Die Konfiguration von Geschäftszeitenregelungen
Hiermit werden Anrufende freundlich auf die Geschäfts- und Abwesenheitszeiten hingewiesen und können eine Nachricht auf IhrerMailbox hinterlassen. Kein Anruf geht verloren und das Anliegen des Kunden kann zum nächstmöglichen Zeitpunkt bearbeitet werden.
Professioneller Auftreten mit VoIP und Cloud-Telefonie
Noch ein Szenario: Sie haben Rückfragen zu einem Produkt, aber finden keine Telefonnummer im Internet? Die hinterlegte Rufnummer passt nicht zum Unternehmensstandort? Hat das Unternehmen etwa was zu verbergen? Solche Fragen sollten Ihren Interessenten oder Kunden gar nicht erst in den Sinn kommen. Das Stichwort heißt: Professioneller Auftritt! Doch wie bereits Kleinunternehmen und Start-ups so professionell wie Grußunternehmen auftreten? Inwiefern helfen VoIP und Cloud-Telefonanlagen hierbei? Die folgenden zwei Punkte lassen sich bereits mit kleinen Budget umsetzten:
Seriöse Ortsrufnummern nutzen!
Welchen Eindruck hinterlässt eine Rufnummer, die nicht zur angegebenen Unternehmensadresse passt? Nehmen Sie jeden anonymen Anruf an? Wohl eher nicht. Unpassende oder unbekannte Rufnummern stiften Verwirrung bei Ihren Kunden. Dies gilt sowohl für eingehende, als auch für ausgehende Anrufe. Daher ist es wichtig, dass die Rufnummern zur Adresse des Unternehmens passen. Hierdurch steigern Selbstständige die Seriosität ihres Unternehmens, ihrer Anrufe und ihres Internetauftritts.
Eingehende Anrufe richtig adressieren? IVR ist die Antwort!
Für Anrufende gibt es nichts Schlimmeres, als von einem zum anderen Gesprächspartner weitergereicht zu werden. Für Selbstständige ist dieses Problem vielleicht zweitrangig. Sobald aber ein Team wächst, ist es wichtig, dass Kunden direkt auf den passenden Gesprächspartner treffen. Mit Hilfe von IVR (Interactive Voice Response) können Sie Anrufende direkt an die richtige Stelle leiten. “Drücken Sie die 1, wenn Sie Fragen zu unserem Produktportfolio haben. Drücken Sie die 2, wenn eine Bestellung Reklamieren möchten.“ etc. Hierdurch kann unangenehmes Weiterleiten vermieden werden. Anrufende fühlen sich gut aufgehoben und Sie sparen Aufwand, der durch manuelles Weiterleiten entstehen würde.
Sprachqualität verbessern!
„Können Sie das bitte nochmal wiederholen? Ich habe Sie nicht verstanden.“ – Ein Telefonat kann nur dann erfolgreich sein, wenn Kunden Sie auch verstehen! Daher ist eine qualitativ hochwertige Sprachqualität nicht nur von Vorteil, sondern vielleicht sogar ausschlaggebend. Im Gegensatz zur klassischen Telefonie können viele Faktoren die Sprachqualität von VoIP-Telefonanlagen beeinflussen. Die großen Einflussfaktoren sind zum Beispiel:
- Bandbreite (mindestens 100 kbps)
- Latenz (maximal 150 ms)
- Jitter (Paketverlust maximal 10 ms)
Diese Werte lassen sich schnell und einfach mit einem Internet Speed Test überprüfen. Sind die Werte im grünen Bereich, steht einer High-Quality-Sprachqualität nichts mehr im Weg.
Dank Cloud-Telefonie für Selbstständige auf allen Kanälen erreichbar bleiben
Professionelles Auftreten via Telefon ist natürlich nur ein Kommunikationskanal. Betrachten wir deshalb einmal, welche verschiedenen Kommunikationskanäle entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens sind.
Telefonie
Die schnellste Möglichkeit, um weitere Informationen zu bekommen und Fragen zu beantworten ist das Telefonat. Daher werden viele Interessenten direkt zum Hörer greifen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Erreichbarkeit und am Telefon gewährleistet ist. Zusätzlich sollte die Telefonnummer möglichst präsent auf der Website hinterlegt sein, damit Kunden und Interessenten überhaupt wissen, wo sie anrufen müssen.
Manche Kunden und Interessenten sind möglicherweise zurückhaltender. Daher bevorzugen viele die E-Mail als Möglichkeit zur Kontaktaufnahme. Sie bietet Interessenten die Möglichkeit, viele Fragen zu stellen und sorgt für einen dokumentierten Austausch zwischen Ihnen und Interessenten. Sie wird häufig im frühen Stadium der Informationsbeschaffung genutzt. Auch hier gilt: Die E-Mail-Adresse muss auf der Unternehmenswebsite leicht zu finden sein.
Kontaktformular & Rückruf
Neben der klassischen Mail können Sie auf Ihrer Website ein Kontaktformular für Anfragen und Rückrufoptionen hinterlegen. Dies bietet Euren Kunden eine gewisse Planbarkeit. Während das Kontaktformular aus Unternehmenssicht gleich wie die E-Mail verhält, kann der Interessent bei einer Rückrufoption direkt das gewünschte Datum und den gewünschten Zeitpunkt für einen Rückruf angeben. Somit kann er das Telefonat direkt in seine Wochenplanung mit einbinden.
Fax
Selbst heute spielt das Fax noch eine wichtige Rolle für die Kommunikation zwischen Unternehmen, Kunden und Interessenten. Das Softwarefax stellt hier eine weitere nützliche Funktion dar, welche Cloud-Telefonie für Selbstständige und Start-ups bereithält. Dieses Feature einer Cloud-Telefonanlage wandelt eingehende Faxe in E-Mails um. Umgekehrt lassen sich mit dieser Funktion auch ausgehende E-Mails als Fax versenden. Sie benötigen also kein physisches Fax-Gerät.
Zusamenarbeit in Start-ups organisieren
Der Erfolg eines Unternehmens hängt natürlich nicht nur von der Kommunikation zwischen Kunden, Interessenten und Unternehmen ab. Eine reibungslose Zusammenarbeit innerhalb der eigenen Reihen gilt als Schlüsselfaktor für mehr Umsatz. Gerade in Zeiten von hybridem Arbeiten und Homeoffice ist es umso wichtiger, erfolgreiche Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kollegen zu ermöglichen.
Nun die Fragen aller Fragen: Wie arbeiten kleine Teams und Start-ups aus dem Homeoffice am besten mit Koleg:innen im Büro zusammen? In Zeiten der Digitalisierung sollte es hierfür doch bereits unzählige Lösungen geben. Auch hier stellt Cloud-Telefonie für Selbstständige, Freelancer und Start-ups die ideale Lösunge dar. Anbieter von Cloud- und VoIP-Telefonanlagen bieten Apps mit allen nötigen Funktionen an, die für hybride Zusammenarbeit oder reines Remote-Working gebraucht werden!
Erreichbarkeit auch intern kommunizieren
Auch intern sind Erreichbarkeit und Verfügbarkeit essenziell. Sogenannte Besetztlampenfeldern (BLF) sind dabei ein wesentliches Feature einer Cloud-Telefonanlage. Hiermit sehen sie: Wer ist aktuell verfügbar? Wer befindet sich in einem Gespräch? Wer ist aktuell erreichbar und bei wem klingelt das Telefon? Das Team weiss also genau, wann welche Kolleg:innen wieder erreichbar sind. Im Notfall lassen sich über BLFs auch eingehende Anruf bei Kolleg:innen mit nur einem Klick übernehmen. Das spart Zeit und Nerven.
Chatfunktion: Wie WhatsApp, aber DSGVO-konform!
Gerade in Zeiten von WhatsApp sind wir es gewohnt über Chats zu kommunizieren. Zusätzlich bieten Chats häufig Filesharing Optionen. Dateien können schnell und direkt per Drag n Drop versendet werden. Sei es eine Excel Datei, Audiofiles oder ein Screenshot. Im Gegensatz zu WhatsApp gibt es dank Cloud-Telefonanlagen hierfür auch Tools, welche Datenschutz respektieren.
Video- & Telefonkonferenzen
Sie möchten auch aus dem Homeoffice weiterhin erfolgreiche Meetings abhalten? Egal, ob Einzelkämpfer oder Start-up-Team: Die Lösung heißt Telefon- und Videokonferenzen! Diese ermöglichen einen ortsunabhängigen Austausch zwischen mehreren Kolleg:innen, Kunden und Interessenten. Der Vorteil von Telefonkonferenzen: Diese können meist auch spontan gestartet werden. Während eines Telefonates können Sie weiteren Kollegen einfach per Klick zum Telefonat hinzufügen. Videokonferenzen hingegen sind meist wesentlich persönlicher und stärken das soziale Miteinander. Sie bieten außerdem die Möglichkeit, den eigenen Bildschirm zu teilen (Screensharing). Mit der Screensharing-Funktion könnt Sie selbst aus dem Homeoffice Präsentationen abhalten, Absprachen durchführen oder einfach mit Teammitgliedern zusammenarbeiten.
Wir bieten mit STARFACE UP all diese Funktionen inkl. Telefonie, eigener Rufnummern und den dazugehörigen Apps aus einer Hand an! Hierdurch ist für Telefonie, Chats, Videomeeting etc. keine weitere Hardware mehr nötig. Zu viele unterschiedliche Tools sorgen letzendlich für Verwirrung, Überforderung und zu mehr Aufwand.
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Bereit für den nächsten Schritt? STARFACE UP ist der ideale Einstieg in die Cloud-Telefonie für Selbstständige, Start-ups und kleinere Teams im Allgemeinen. STARFACE UP bietet das beste Kommunikations-Cockpit, wenn es darum geht, durch mehr Kundenzufriedenheit die eigenen Verkaufschancen zu steigern. Wann sorgen Sie mit Ihrem neuen digitalen Arbeitsplatz für mehr Durchblick? Jetzt hier kostenlos testen!