Was ist ein Softphone?
Seit der Erfindung im 19. Jahrhundert hat das Telefon die Art und Weise revolutioniert, wie wir miteinander kommunizieren. Es hat die Geschäftswelt verändert, indem es die Kommunikation beschleunigte und erleichterte. Die Ansprüche an Telekommunikation sind seitdem immens gestiegen. Unternehmen benötigen heute eine viel flexiblere und leistungsstarke Lösung als noch vor wenigen Jahren. Das Telefon des 21. Jahrhunderts heißt deshalb “Softphone”.
Ein Softphone ist nichts anderes als ein software-basiertes Telefon – also eine Telefon-App, die sich auf PCs, Smartphones und weiteren Endgeräten verwenden lässt, um zu telefonieren. Hier endet der Funktionsumfang aber nicht. Softphones haben eine Vielzahl von Vorteilen und zusätzlichen Features gegenüber klassischen Tischtelefonen.
Wie funktioniert ein Softphone?
Das Softphone ist mit einer Telefonanlage (PBX) verbunden, die physisch vor Ort oder virtuell in der Cloud zur Verfügung gestellt wird. Die PBX verwaltet den gesamten Anrufprozess im Hintergrund. Die Anrufe werden dabei über das Internet abgewickelt. Die technologische Basis dafür bilden Voice-over-IP und SIP.
Nach der Installation einer Softphone-App oder dem Aufruf einer web-basierten Lösung müssen sich User über das Interface an der jeweiligen PBX mit ihren Zugangsdaten anmelden. Danach können (je nach Feature-Set der Anwendung) Anrufe, Chats, Meetings und mehr gestartet werden. Über Softphones ist außerdem das Einstellen von Weiterleitungen, die Kontakt-Verwaltung, die Anzeige von An- bzw. Abwesenheiten und vieles mehr möglich.
Welche Vorteile bieten Softphones?
Telefonie-Apps sind im geschäftlichen sowie im privaten Umfeld nicht ohne Grund weit verbreitet. Sie überzeugen mit:
- Besserer Mobilität
Da Softphones auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets laufen, ermöglichen sie es dir, zu telefonieren, egal wo du bist – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. - Geringerem Kostenaufwand
Im Vergleich zu klassischen Telefonanlagen fallen bei der Nutzung von Softphones oft deutlich niedrigere Kosten an. Damit sind sie besonders für Unternehmen attraktiv, die auf ihre Budgets achten müssen. - Höherer Verfügbarkeit
Softphones lassen sich problemlos erweitern: Egal ob ein kleines Team oder ein großes Unternehmen, du kannst die Lösung schnell anpassen. - Verknüpfungen mit anderen Apps
Hybrides Arbeiten und New Work profitieren enorm: Softphones lassen sich z. B. nahtlos in Unified Communications-Plattformen wie Microsoft Teams oder Zoom einbinden. - Ökologischem Mehrwert
Softphones eliminieren physische Hardware, reduzieren Elektroschrott und sparen Energie – ein kleiner Beitrag, um die Umwelt zu schonen.
Welche Features haben Softphone-Apps?
Verschiedene Anbieter haben unterschiedliche große Feature-Sets in ihren Softphone-Anwendungen verbaut. Deshalb kann sich der Funktionsumfang unterscheiden. In der Regel sind diese oder ähnliche Funktionen bei einem Softphone verfügbar:
- Anrufmanagement: Ausgehende Anrufe tätigen, eingehende Anrufe annehmen, ablehnen, weiterleiten oderhalten.
- Video-Anrufe: Videotelefonie in Einzelgesprächen oder als Meetings.
- Telefonkonferenz: Analog zur Videotelefonie als spontante Gruppenanrufe oder geplante Telefon-Meetings.
- Chat: Kombination von Telefonie und schriftlichem Austausch, oft in einem Tool.
- Adressbuch: Kontakte können direkt im Telefonbuch gepflegt oder aus einer verknüpften Datenbank, CRM oder E-Mail-Systemen integriert werden.
- Sprachnachrichten: Voicemails können abgesendet, gespeichert und abgerufen werden.
- Status: Präsenz-Status-Informationen über Anwesenheit, Abwesenheit etc. können selbst definiert und von Kontakten eingesehen werden.
- Anrufaufzeichnungen: Gespräche können nach Einverständniserklärung aufgezeichnet werden.
Hier muss der Funktionsumfang aber noch nicht enden. Die Möglichkeiten, VoIP-Apps über Software-Schnittstellen mit weiteren Funktionen auszustatten oder in die vorhandene Software-Landschaft zu integrieren sind, vor allem bei STARFACE, vielfältig.
Welche Hersteller gibt es?
Der Software-Markt bietet mittlerweile eine Vielzahl von Softphone-Lösungen: Von schlanken Apps, die sich auf das nötigste beschränken bis zu echten Alleskönnern, die sich in gewinnbringend in den Rest der IT-Landschaft einfügen lassen. Neben Großkonzernen aus Übersee wie Microsoft Teams, Zoom und Cisco Webex bieten auch „Made in Germany“ Lösungen wie die STARFACE App ein leistungsstarkes Softphone für vollintegrierte Unified Communications.
Die Kosten für Softphones variieren abhängig vom Anbieter und den benötigten Zusatz-Funktionen. Ein genauer Vergleich und vor allem der Abgleich von Funktionsumfang und den ansprüchen des eigenen Unternehmens lohnt deshalb immer. Bei STARFACE helfen unsere zertifizierten Partner dabei, die Lösung zu finden, die wirklich zu den Ansprüchen von Kundinnen und Kunden passen.
Warum setzen immer mehr Unternehmen auf Telefonie-Software?
Eine zuverlässige Kommunikationsinfrastruktur ist in der schnelllebigen Geschäftswelt von heute die Grundlage jeder Unternehmenskommunikation, egal ob intern oder extern. Ein Softphone ist hierfür ideal. Schnelle und effektive Kontakte zwischen Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern können den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolgen und Misserfolgen ausmachen. Kunden und Partner-Firmen erwarten schnelle und zuverlässige Rückmeldungen und umfassende Erreichbarkeit.
Außerdem benötigen Mitarbeitende zunehmend die Möglichkeit, ortsunabhängig arbeiten zu können. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, suchen Unternehmen nach innovativen Lösungen, die es ihnen ermöglichen, ihre Kommunikation zu optimieren und ihre Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Kommunikationssoftware, insbesondere das sogenannte „Softphone“, leisten hierzu einen entscheidenden Beitrag.
In diesem Whitepaper beleuchten wir 5 Vorteile von Softphones als Alternative zu traditionellen Tischtelefonen und erklären, wie sie Unternehmen dabei helfen, Kosten zu sparen, flexibler zu werden und effizienter zusammenzuarbeiten.
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5 Gründe, warum das klassische Tischtelefon ausgedient hat!
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