Neu-gegründete sowie erfahrene Anwaltskanzleien sind gut beraten, in ihrer Telefon-Infrastruktur auf IP Telefonie zu setzen. Diese stellt die Kanzleikommunikation durch ihre Flexibilität auf ein zukunftsfähiges Fundament. Vor allem lässt sie sich ideal in die täglichen Abläufe integrieren.
Darum lohnt sich VoIP für jede Kanzlei
Als UCC-Plattform (Unified Communications and Collaboration) bündelt eine IP-Lösung sämtliche Kommunikationskanäle, von Telefon über E-Mail bis hin zu Chats, Fax und Voicemail. Mitarbeitende können alle Kanäle zentral und effizient an einem Arbeitsplatz nutzen. Dabei bleiben die Leistungsmerkmale klassischer Telefonanlagen erhalten. Funktionen wie das Halten, Makeln und Weiterleiten von Anrufen bleiben bestehen. Features wie Video-Meetings, Konferenzen, Screen-Sharing oder Remote-Zugriff sorgen für zusätzlichen Komfort in der täglichen Kommunikation.
Mit IP Telefonie werden Smartphones zur kostengünstigen Nebenstelle
VoIP-Anlagen unterstützen eine Vielzahl SIP-basierter Endgeräte von unterschiedlichen Herstellern und ermöglichen es Kanzleiinhabern, frei zwischen Headsets, Einsteiger- und High-End-Modellen oder Conferencing Units zu wählen. Darüber hinaus sind Smartphones und andere mobile Endgeräte über Parallelruf-Features und Clients als vollwertige Nebenstellen in die IP-Umgebung integrierbar. Kanzleien punkten bei ihren Mandanten so durch optimale Erreichbarkeit und können mittels Re-Routing die Telefonkosten gering halten: Vom Handy getätigte Anrufe werden zu lokalen Tarifen zur Telefonanlage umgeleitet. Ab dort greift die kostenlose Internet-Telefonie. Bei internationalem Mandantenstamm bietet sich hier immenses Einsparungspotential.
Minutengenaue Abrechnung
Aufgrund ihrer konzeptionellen Offenheit lassen sich IP-basierte Telefonanlagen leicht in tägliche Prozesse einbinden. Hierdurch gewinnt die Kanzleikommunikation abermals an Effizienz. Ein Beispiel stellt die Kombination aus der hybriden UCC-Lösung von STARFACE und der Kanzleisoftware DATEV Arbeitsplatz PRO dar. Durch die Verknüpfung von Sprache und Daten können Anwälte telefonisch geführte Mandantengespräche der entsprechenden Fallakte zuweisen und mit einem Zeitstempel speichern. Selbst kürzeste Telefonate, deren manuelle Erfassung nicht rentabel wäre, werden bei der Rechnungsstellung durch die DATEV Abrechnungssoftware problemlos berücksichtigt.
Gewissenhafte Stammdatenpflege
Ruft ein bestehender Mandant an, öffnet sich am Mitarbeiterbildschirm automatisch ein Fenster mit allen relevanten Informationen. Auch neue Mitarbeitende können den Anrufer namentlich begrüßen. Bei der Anrufweiterleitung gibt das Präsenz-Management Auskunft über den Verfügbarkeitsstatus der Kollegen. Verpasste Anrufe werden via Screen-Pop-up signalisiert. Der Rückruf erfolgt dank der Integration von Computer und Telefon per Mausklick direkt aus dem Adressbuch heraus. Features, die für mehr Transparenz sorgen.
Für eine ebenso schnelle wie gewissenhafte Pflege der Stammdaten, lassen sich bereits während des Erstkontakts mit Neukunden wichtige Schlagworte in ein Fenster tippen. Der komplette Adressbucheintrag wird unmittelbar nach Gesprächsende angelegt. Ruft ein bestehender Mandant von einer neuen Nummer aus an, kann diese noch während des Gesprächs mit einem Klick in seinen Daten gespeichert werden.
Auch das Mandantenmanagement gewinnt also durch das Duo STARFACE und DATEV an Qualität.