Telefonie, MS Teams & Co. - 3 Wege zur idealen Integration!

MS Teams ist in unzähligen Unternehmen zu einem festen Teil der Kommunikationslandschaft geworden. Beschleunigt durch den Start der Pandemie und der darauffolgenden langfristigen Transformation hin zur hybriden Arbeitswelt sind Video-Meetings und die remote Zusammenarbeit nicht mehr wegzudenken. Durch die plötzliche Notwendigkeit von Kollaborationslösungen sind vielerorts jedoch echte “Parallelwelten” in der internen und externen Kommunikation entstanden. Klassische Telefonie, MS Teams und weitere Kommunikationsplattformen werden plötzlich gleichzeitig genutzt.

In einem Land vor gar nicht so langer Zeit war an einigen Arbeitsplätzen allein eine lokale Telefonanlage für den Großteil der internen und externen Kommunikation verantwortlich.  Nun mussten im Jahr 2020 Lösungen her, die mit Screen-Sharing, Video-Meetings, Remote-Steuerung, File-Sharing und mehr glänzen konnten. Und sie kamen. Video-Meeting-Tools wurden Teil der Grundausstattung. So weit so gut.  Was von Vorgesetzten und Mitarbeitenden zunächst als Übergangslösung angenommen wurde, etablierte sich aber schnell als essenzielles Werkzeug für die interne Kommunikation.  Dabei gibt es ein Problem: “Essenziell” bedeutend eben nicht gleich “alleinstehend”. MS Teams wurde zwar eingeführt, der Griff zum Telefon konnte aber natürlich nicht gänzlich wegfallen. Gerade für die externe Telefonie sind die Funktionalitäten einer Telefonanlage unabdinglich. Deshalb stellt sich die Frage: Wie können Unternehmen alle ihre Kommunikationskanäle wieder vereinen bzw. synchronisieren und trotzdem den Komfort von MS Teams und (IP-)Telefonie nutzen? 

Weg 1: “All-in” auf MS Teams

Der erste Weg ist sicherlich die radikalste hier vorgestellte Variante. Die augenscheinlich einfachste Methode, parallele Kommunikation mit vielen verschiedenen Tools zu umgehen, ist die Beschränkung auf eine einzige Umgebung – in diesem Fall also MS Teams. Für Nutzungsszenarien wie interne Telefonie, Videoanrufe, Videomeeting und Kollaboration bietet diese Methode auch kaum Nachteile.     Die Nutzung als echtes Softphone ist zwar nicht unbedingt die bekannteste Funktionsweise von MS Teams, dennoch lässt sich Microsofts Tool auch zur Telefonanlage mutieren. Hiermit sind jedoch reichlich technische sowie finanzielle Aufwände verbunden.     Mit dem “Direct Routing” lässt sich MS Teams zum vollwertigen Softphone upgraden. Benötigt werden dazu die nötigen Lizenzen von Microsoft, die erst in größeren Paketen inklusive sind. Zusätzlich wird ein sogenannter “Session Border Controller” (SBC) benötigt. SBC existieren als Software oder Hardware und sorgen für die sichere Datenübergabe eines Anrufs vom internen Netzwerk eines Unternehmens an öffentliche Netzwerke.     Die richtige Anbindung und Konfiguration eines SBC erfordern einiges an Know-how und ist vergleichsweise komplex. Sind hierfür intern nicht die entsprechenden Ressourcen verfügbar, kann das Gesamtpaket aus Lizenzen, Anschaffung, Konfiguration und eventuellem Troubleshooting schnell den Rahmen sprengen.     In vielen Fällen kann oder will man sich auch gar nicht von der schon vorhandenen Telefonanlage trennen. Oft ist eine Integration von MS Teams also der effizientere Weg. 

Weg 2: Integration von MS Teams, Telefonie und Co.

Die zweite Möglichkeit zur Vereinigung der Kommunikationswerkzeuge setzt auf Integration statt Migration der Tools. So lassen sich die Vorteile einer bestehenden Telefonanlage mit dem Komfort von MS Teams vereinen.    Wer bereits MS Teams parallel zur eigenen Telefonanlage genutzt hat, kennt womöglich dieses Problem: Sie befinden sich im Video-Meeting mit Kollegen, Dienstleistern oder Partnern und trotzdem klingelt gleichzeitig das Telefon. Klar, ohne einen Abgleich zwischen den beiden Tools, “wissen” diese nichts vom jeweiligen Präsenz-Status des Nutzers.    Durch die Integration von MS Teams in die bestehende Telefonie-Umgebung lassen sich Telefonie- und UCC-Features, die standardmäßig nicht in Teams enthalten sind, trotzdem über die Teams-Oberfläche bedienen – ganz ohne nerviges Switchen zwischen verschiedenen Apps.    So verhindert ein “Presence Sync” beispielsweise das oben beschriebene Problem, indem auf beiden Tools der Präsenz-Status angeglichen wird. Eingehende Anrufe während einer Präsentation via Teams gehören damit der Vergangenheit an.    Mit der entsprechenden Integration ist aber noch viel mehr möglich. MS Teams lässt sich zur “Fernsteuerung” für die TK-Anlage und eventuell verwendete UCC-Applikation upgraden. MS Teams, Telefonie, Videomeetings, Screen-Sharing und Kollaboration werden damit direkt aus der Teams-Oberfläche heraus möglich. Statt Parallelwelten erhalten Sie somit das “best of both worlds”. Gerade für technisch weniger versierte Nutzer, die sich in den letzten Jahren mit Teams angefreundet haben, ist diese Integration von großem Vorteil. 

Weg 3: “All-in-one” 

Neben dem “All-in” auf MS Teams haben Sie natürlich auch noch die Option, sich für eine andere, häufig kosteneffizientere “All-in-one”-Lösung zu entscheiden. Auf diese Weise sind alle Funktionalitäten, die für effiziente Kommunikation wichtig sind, in einem Tool gebündelt. Sollte im Unternehmen bereits eine IP-basierte Telefonanlage in Benutzung sein, die aktuell aber lediglich Tischtelefone bedient, lohnt es sich, einen Blick auf das Software-Portfolio des Herstellers zu werfen. Nicht selten bietet dieser nämlich umfangreiche und performante Apps für Desktop und mobile Geräte an, die sich nahtlos in die vorhandene ITK-Umgebung einfügen und diese mit UCC-Funktionalitäten ergänzen.

Welche der 3 vorgestellten Methoden Sie bevorzugen, bleibt Ihnen überlassen. Klar ist jedoch, dass hybrides Arbeiten langfristig eine klar definierte Kommunikationsumgebung benötigt. Wenn auch Sie vor dieser Herausforderung stehen, hilft Ihnen STARFACE dabei, den passenden Lösungsweg zu finden.