Warum Kommunikation mobil sein muss
Voice over IP (VoIP) ermöglicht es bereits seit Jahrzehnten, Telefongespräche über das Internet zu führen. Das spart nicht nur Kosten, sondern öffnet auch neue Wege für die Integration in IT-Infrastrukturen.
Mobile VoIP geht noch einen Schritt weiter: Durch die Einbindung von Smartphones wird die Kommunikation unternehmensweit noch flexibler. Telefonie, Chats, Meetings & Co. sind nicht mehr standortabhängig oder an einen Schreibtisch gebunden.
UC-Apps machen aus Smartphones eine echte Schaltzentrale für Business-Kommunikation. Wir zeigen, welche Vorteile VoIP auf dem Handy bietet und so das Smartphone zum Büro für die Hosentasche macht.
Immer erreichbar dank VoIP-App auf dem Handy
Vertriebsteams sind ständig unterwegs, Kundenbetreuer arbeiten remote oder Mitarbeitende sind sogar in verschiedenen Zeitzonen verteilt. Ein potenzieller Kunde ruft an, doch der zuständige Ansprechpartner ist nicht am Schreibtisch. Das Gespräch landet in der allgemeinen Warteschleife und wird nur verzögert weitergeleitet. Das Ergebnis? Frust beim Kunden und verpasste Chancen für das Unternehmen.
Solche Kommunikationsprobleme betreffen viele Unternehmen. Die gute Nachricht? Es gibt eine Lösung: VoIP über Handys. UC-Apps fürs Smartphone schließen auch die letzte Kommunikationslücke und machen Teams mobiler, effektiver und besser erreichbar.
Moderne Smartphones sind in punkto Technik mit Mittelklasse-PCs vergleichbar, und in Kombination mit einer VoIP-Telefonanlage verwandeln sie sich in echte Nebenstellen. Das bedeutet, Mitarbeitende bleiben durchgehend unter einer einzigen Nummer erreichbar und können nahtlos auf Telefonnummern, Adressbücher und die Funktionen der Telefonanlage zugreifen.
In aller Kürze: Die Top 3 Vorteile von Mobile VoIP
- Weniger Kosten:
IP-Telefonie reduziert Mobilfunkkosten und ermöglicht die Nutzung von WLAN, auch für internationale Anrufe. - Mehr Freiheit:
Mitarbeitende bleiben ortsunabhängig erreichbar. Auch fürs Recruiting bringt das Vorteile. - Mehr Nutzen:
UC-Apps lassen sich nicht nur für Telefonie nutzen. Sie ergänzen die Grundfunktion eines Handys um Videoanrufe, Chats, und alles, was eine moderne VoIP-Lösung noch mit sich bringt.
3 Nachteile mobiler VoIP Apps
- Stärkere Abhängigkeit:
Ohne Internetverbindung geht nichts. Der Betrieb von VoIP Apps ist ohne Internetverbindung nicht möglich, zumindest nicht in vollem Umfang. Die Nutzung in Gebieten mit schlechter Abdeckung ist also stark eingeschränkt. - Schwankende Qualität:
Das Kommunikationserlebnis ist bei VoIP auf dem Handy stark von der Internetverbindung abhängig. Die Sprachqualität wird stark von der Stabilität und Geschwindigkeit der Verbindung beeinflusst. - Mehr Sicherheitsvorkehrungen:
Die Nutzung in firmenfremden Netzwerken eröffnet einen weiteren kritischen Faktor: Ohne entsprechende Sicherheitsvorkehrungen besteht die Gefahr von Datenlecks oder Cyber-Aangriffen.
Die wichtigsten Funktionen von VoIP auf Smartphones
- Telefonieren über die eigene TK-Anlage:
Die Kopplung des Mobiltelefons mit einer TK-Anlage macht es zur Nebenstelle. So bleiben Mitarbeitende unter derselben Rufnummer erreichbar und können auch unterwegs Funktionen wie Rufumleitung, Rückfrage und mehr nutzen. - Videokonferenzen:
Mobile VoIP- und Video-Conferencing-Optionen fördern die Zusammenarbeit in hybriden Teams. Vorausgesetzt es besteht eine entsprechend leistungsstarke und stabile Internetverbindung. - Chats und Messaging:
Instant-Messaging-Dienste sind ideal, um wichtige Nachrichten asynchron zu verarbeiten. VoIP Apps fürs Handy vereinen diese Dienste direkt mit der restlichen Business-Kommunikation. So müssen Unternehmen nicht auf Apps für den Privatgebrauch zurückgreifen. - Mobile Datenintegration:
Das Smartphone entfaltet sein volles Potenzial als mobiles Büro erst, wenn es als zentrale Datenplattform genutzt wird. Mit der Möglichkeit, E-Mails schnell abzurufen, Office-Dokumente zu überfliegen oder Kontakt-Datenbanken zuzugreifen, bleiben Teams auch unterwegs uneingeschränkt arbeitsfähig.
Die besten VoIP-Apps für das Dienst-Handy
Von MS Teams bis zu spezialisierten Business-VoIP-Lösungen ist die App-Auswahl groß. Allrounder wie WhatsApp for Business sind gut für sehr kleine Teams geeignet, während andere Lösungen besser auf Unternehmensstrukturen zugeschnitten sind.
Wichtig ist vor allem die Kompatibilität der Apps mit der bestehenden TK-Anlage. Bei einer Neuanschaffung macht es Sinn, auf Anbieter zu setzen, die eine Telefonanlage und die dazugehörigen Apps für Endgeräte aus einer Hand anbieten.
Welche Lösung für welchen Einsatz?
- WhatsApp Business:
Für kleinere Unternehmen, die Agilität und schnelle Kommunikation brauchen. - Microsoft Teams:
Perfekt integriert in Office-365-Umgebungen inklusive VoIP-Funktionalität, Videomeetings Chat & Co. - Business-Lösungen:
Hersteller wie STARFACE bieten spezialisierte Lösungen für Unternehmen jeder Größenordnung, die ihre Kommunikation umfassend optimieren wollen.
Was neben der richtigen App wichtig ist
- Eine starke Verbindung
VoIP läuft über das Internet. Ohne zuverlässiges Netz funktioniert auch die beste Lösung nicht. Ein solides WLAN und ein leistungsfähiges mobiles Datennetz (mit entsprechendem Daten-Volumen) sind hier Pflicht. - Noch stärkere Security
Wenn sensible Unternehmensdaten über Smartphones fließen, hat Datenschutz oberste Priorität. Das gilt im Homeoffice genauso wie im Co-Working-Café. Technologien wie VPNs und End-to-End-Verschlüsselung sorgen dafür, dass Daten sicher bleiben. Besonders öffentliche WLANs sollten nur mit zusätzlichem Schutz genutzt werden. Auch Multifaktor-Authentifizierung (MFA) ist ein Must-have, um Zugriffe auf die Systeme doppelt abzusichern. - Zuverlässige Backups
Mit UC-Apps sind Business-Smartphones mittlerweile kleine Büros und damit auch Risikozonen, wenn mal etwas schiefgeht. Regelmäßige Backups sind daher Pflicht! Am besten setzen Unternehmen auf automatisierte Sicherungslösungen, die Daten in der Cloud speichern. - Effektives Gerätemanagement
Die beste Technologie nützt nichts, wenn das System veraltet ist. Aktualisierte Betriebssysteme und Anwendungen sind das Fundament für ein sicheres Arbeiten. Mobile Device Management (MDM) hilft zusätzlich dabei, Geräte zentral verwalten zu können und im Ernstfall auch aus der Ferne zu sperren oder zurückzusetzen.
VoIP fürs Handy: kleines Gerät mit großem Einfluss
Smartphones sind schon lange zentrale Begleiter, die neben dem Privatleben längst auch die Arbeitswelt maßgeblich verändern. Die Ausweitung von VoIP über die Grenzen eines Schreibtisches hinweg sorgt für noch kürzere Kommunikationswege und für besseres Arbeiten fernab vom klassischen Büro.