VoIP Software für Unternehmen - Features, Fragen und Antworten

VoIP Apps sind mehr als IP-Telefonie

Die Wahl der richtigen VoIP-Software unterscheidet sich je nach Unternehmensgröße, Branchenanforderungen und Technologiebestand. Ein zentraler Gedanke hinter diesen Lösungen ist, dass moderne VoIP-Apps mehr Funktionen als reine Telefonie bieten. Von kleinen Unternehmen bis hin zu mittelständischen Betrieben und Konzernen wird die Software zunehmend zum umfassenden Kommunikationshub. Hier gibt es einen Überblick über die wichtigsten Fragen, die bei der Auswahl der richtigen Lösung helfen.

Was versteht man unter VoIP Software?

Das Akronym VoIP ist ausgeschrieben „Voice over Internet Protocol“ und ermöglicht Telefonieren über das Internet. Statt klassischer Telefonleitungen funktioniert VoIP vollständig digital. Zu Beginn der IP-Telefonie war das auch alles, was benötigt wurde.

Heutige VoIP-Software kann aber weit mehr als nur Telefonie. Sie integriert Videomeetings, Gruppen-Anrufe, Chats, Datei-Austausch, umfangreiches Anrufmanagement und vieles mehr in einer Lösung. VoIP funktioniert auf jeder Plattform (Cloud oder self-hosted) und ist dabei anpassbar an spezifische Anforderungen.

VoIP-Software besteht oberflächlich betrachtet aus zwei Komponenten. Es gibt die technische Plattform, die auch einfach als Telefonanlage oder PBX bezeichnet wird und die Software, mit der User diese Plattform nutzen, um intern und extern zu kommunizieren. Letztere ersetzt an Büro-Arbeitsplätzen zunehmend physische Telefone. Man spricht deshalb auch von Softphones, wenn man über VoIP-Apps redet.

Wieso überhaupt VoIP Software nutzen?

Die Kernvorteile für Unternehmen entstehen besonders in Hinblick auf Anpassungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit.

In Sachen Anpassbarkeit lassen sich unterschiedliche Endgeräte, Plattformen und Nutzungsarten einfach einrichten und berücksichtigen. Auch software-seitig zeichnen sich VoIP-Lösungen durch Anpassbarkeit aus, etwa durch die Verknüpfung mit CRM-Systemen, Kalender-Apps oder Collaboration-Tools.

Auch die besten Tools sind nichts ohne Mitarbeitende, die von ihr profitieren. Dank der Flexibilität von VoIP Software können sie sowohl mit Bürohardware als auch mit mobilen Geräten von unterwegs aus arbeiten und sind trotzdem über ihre Rufnummer im Unternehmen erreichbar. Noch dazu ist Software weitaus besser skalierbar als Hardware: VoIP-Apps passen sich dem Wachstum Ihres Unternehmens an. Dem Wachstum von 20 auf 200 User steht also zumindest software-seitig nichts im Weg.

Langfristig ist VoIP-Software auch wirtschaflicher als Old-School-Telefonie-Lösungen. Besonders kleinere Unternehmen können schon mit einfachen Lösungen effizient arbeiten, ohne große Anschaffungskosten für Hardware oder ältere technologiegebundene Schnittstellen. Der größte Mehrwert entsteht durch die zukunftssichere Natur von IP-Telefonie.

Worauf muss ich bei der Auswahl achten?

Die richtige Wahl einer VoIP-Software beruht auf der individuellen Situation des Unternehmens. Wichtige Fragen vor der Entscheidung für eine Lösung sind vor allem:

• Wie viele User sollen die Software (initial) nutzen? Wie sind diese geografisch verteilt?
• Geht es “nur” um Telefonie-Funktionen oder sind weitere Kommunikations-Features und Software-Anbindungen gewünscht?
• Mit welchen Endgeräten soll die Software genutzt werden?
• Muss die neue Lösung in eine bestehende IT-Infrastruktur integriert werden? Was muss dabei beachtet werden?
• Welche Sicherheitsstandards müssen erfüllt weden?
• Soll die Lösung selbst gehostet werden oder cloudbasiert sein?
• Wie wichtig ist einfache Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum?
• Wie viel Integrations- und Wartungsarbeit kann durch ein internes IT-Team geleistet werden?
• Welches Budget steht zur Verfügung? Machen Kauf, Miete oder Cloud-Abo am meisten Sinn?

Nicht jedes Unternehmen kann alle notwendigen Fragen von Anfang an identifizieren oder beantworten. Erfahrene IT-Dienstleister, die in der Integration von VoIP-Software zertifiziert sind, sind eine echte Hilfe bei der Entscheidung für eine Lösung und der darauffolgenden Einführung. Auch Testphasen oder Pilotprojekte können dabei helfen, die beste Software zu finden.

Welche Anforderungen entstehen?

Genau wie Firmen Anforderungen an die neue Software haben, gibt es ein paar Kriterien, die auf Unternehmensseite erfüllt werden müssen, um IP-Telefonie & Co. zu nutzen. Hier hilft ein pragmatischer Ansatz. Unterschiedliche Unternehmen haben verschiedene Anforderungen an VoIP-Software und müssen deshalb auch verschiedene Kriterien erfüllen. Drei grundlegende Bereiche sind aber immer ähnlich:

• Das Netzwerk muss performant genug für (den Wechsel auf) Internettelefonie sein. Hier gibt es einen unverbindlichen VoIP-Test.
• Geeignete Endgeräte für die Nutzung von Softphone-Anwendungen im Büro und unterwegs müssen vorhanden sein.
• Security-Standards müssen eingehalten werden.

Wie die Voraussetzungen im Detail aussehen und erfüllt werden lässt sich am besten mit der Hilfe eines spezialisierten IT-Dienstleisters bzw. Managed-Service-Providers bestimmen. VoIP-Software-Hersteller wie STARFACE haben hierfür zertifizierte Partner, die Unternehmen dabei helfen.

Was muss eine VoIP-Lösung 2025 mitbringen?

Eine VoIP App dient in erster Linie der Telefonie. Sie ist aber längst mehr als ein bloßer Ersatz für traditionelle Telefonie. Sie ist ein Werkzeug, das mit einfacherer Kommunikation tägliche Geschäftsprozesse verbessert. Ein smart gestaltetes User-Interface ist dabei ein wichtiger erster Touchpoint. Aber auch “unter der Haube” muss das Feature-Set stimmen.

Beginnen wir bei den Basics: Performante Telefonie, Voicemail, Weiterleitungen, Dialogsysteme und Konferenzen sind Must-haves, am besten natürlich in HD-Qualität. Dazu kommen Videocalls und Screen-Sharing sowie Einzel- und Gruppen-Chats. Diese Grundfunktionen wollen Firmen natürlich auch unterwegs nutzen. Deshalb ist die Unterstützung verschiedener Endgeräte (PC, Smartphone, Tablets) ein wichtiges Auswahlkriterium, besonders für remote oder hybrid arbeitende Unternehmen.

So umfangreich eine VoIP-Software auch sein mag, lassen sich dennoch wenige Jobs nur über ein Softphone abwickeln. Software-Schnittstellen für die Anbindung von Drittsystemen sind deshalb in vielen Branchen und Geschäftsbereichen enorm wichtig.

Egal, ob es um Kalender-Apps, CRM-Systeme oder Branchenlösungen geht: Die durchgängige Integration von Geschäftsanwendungen entfaltet das volle Potenzial von VoIP-Software und macht diese zu echten Kommunikationshubs. Denn: weniger Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen bedeuten für User mehr Fokus und kürzere Wege.

Wie läuft die Einführung von VoIP Software ab?

Wie oben erwähnt ist eine gut durchdachte Bedarfsanalyse der Grundstein für die erfolgreiche Einführung jedes neuen Tools. Die Zusammenarbeit mit einem IT-Systemhaus mit Erfahrungen im VoIP-Umfeld lohnt sich also.

Mit dessen Hilfe können Unternehmen nicht nur die Lösung finden, die wirklich zu den eigenen Anforderungen passt, sondern auch sicherstellen, dass die Einführung, regelmäßige Wartung und Überwachung der IP-Telefonie von Anfang an gesichert ist.

Klar ist also, wer heute in moderne und skalierbare VoIP-Software investiert, sichert sich nicht einfach nur einen Hardware-Ersatz, sondern ein effizientes Kommunikationstool. Nicht umsonst spricht man hier auch von Unified Communications.

Fazit

VoIP-Software ist längst mehr als nur ein Telefonie-Tool mit schönem User Interface. Sie ist ein elemtares Werkzeug für gute Kommunikation und Zusammenarbeit. Nicht zuletzt ist sie vielerorts auch ein dringend benötigter Motor für mehr Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Mit STARFACE und unseren zertifizierten Partnern findet jedes Unternehmen das passende Gesamtpaket.