Sie erreichen Ihre Kollegen nicht, weil sie gerade im Homeoffice ist. Die Außendienstmitarbeiter kann wichtige Kundenanrufe nicht annehmen, weil er unterwegs ist. Solche Situationen kennen Sie vermutlich aus Ihrem eigenen Unternehmensalltag – und sie kosten Zeit, Nerven und manchmal auch Geschäftschancen. Moderne IP-Telefonie mit Business Softphones und Telefon-Apps wie von STARFACE verspricht hier Abhilfe.
Doch lohnt sich der Umstieg wirklich? Oder leistet das klassische Tischtelefon nach wie vor gute Dienste? In diesem Beitrag begleiten wir zwei fiktive Mitarbeitende durch ihren Arbeitstag und zeigen Ihnen anhand konkreter Situationen, welche Lösung welche Vorteile bietet.
Moderne IP-Telefonie mit Business Softphones und Telefon-Apps verspricht hier Abhilfe. Doch lohnt sich der Umstieg wirklich? Oder leistet das klassische Tischtelefon nach wie vor gute Dienste? In diesem Beitrag begleiten wir zwei fiktive Mitarbeitende durch ihren Arbeitstag und zeigen Ihnen anhand konkreter Situationen, welche Lösung welche Vorteile bietet.
Das Wichtigste in Kürze
- Die STARFACE Apps für Desktop Pcs und Mobiltelefone ermöglichen Mitarbeitenden, von jedem Ort aus unter ihrer geschäftlichen Rufnummer erreichbar zu sein
- Tischtelefone bieten in Bereichen mit hohem Gesprächsaufkommen und festen Arbeitsplätzen weiterhin praktische Vorteile.
- Eine Telefon-App trennt geschäftliche und private Kommunikation auf dem Smartphone und schützt die Privatsphäre.
- Moderne IP-Telefonie-Lösungen erlauben die flexible Kombination verschiedener Endgeräte unter einer Rufnummer.
- Die Entscheidung zwischen Softphone und Tischtelefon hängt von den konkreten Arbeitsabläufen und Anforderungen im Unternehmen ab.
Telefonieren im Unternehmen verändert sich
Mitarbeitende arbeiten heute längst nicht mehr ausschließlich am festen Büroarbeitsplatz. Hybride Arbeitsmodelle, Homeoffice-Regelungen und mobile Teams gehören in vielen Unternehmen zum Standard. Trotzdem müssen Ihre Mitarbeitenden für Kund:innen und Geschäftspartner zuverlässig unter ihrer gewohnten Geschäftsnummer erreichbar sein – unabhängig davon, ob sie gerade im Büro, zu Hause oder unterwegs arbeiten.
Diese Anforderung stellt viele Unternehmen vor praktische Herausforderungen. Ein klassisches Tischtelefon ist an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Wer mobil arbeitet, muss entweder auf Anrufe verzichten oder seine private Mobilnummer weitergeben. Beides ist weder kundenfreundlich noch professionell. Moderne IP-Telefonie mit Business Softphones und Telefon-Apps bietet hier neue Möglichkeiten.
In diesem Beitrag vergleichen wir nicht abstrakt verschiedene Technologien, sondern begleiten zwei Mitarbeitende durch ihren Arbeitstag. Anna arbeitet mit den STARFACE Softphone Apps. Martin verwendet ein klassisches Tischtelefon. Anhand konkreter Situationen zeigen wir Ihnen, welche Lösung in welchem Kontext ihre Stärken ausspielt.
Was ist ein Business Softphone?
Ein Business Softphone ist eine Software, mit der Mitarbeitende über Computer, Notebook, Tablet oder Smartphone telefonieren können. Die Gespräche laufen dabei über die Unternehmens-Telefonanlage und nutzen moderne IP-Telefonie. Anders als bei privaten Messaging-Apps handelt es sich um vollwertige Geschäftstelefonie mit allen Funktionen einer professionellen Telefonanlage.
Das Business Softphone ersetzt das physische Tischtelefon durch eine Anwendung auf dem vorhandenen Endgerät. Mitarbeitende benötigen lediglich ein Headset oder nutzen das eingebaute Mikrofon und die Lautsprecher ihres Geräts. Die geschäftliche Rufnummer bleibt dabei erhalten – Anrufer sehen weiterhin die gewohnte Büronummer, unabhängig davon, auf welchem Gerät das Gespräch angenommen wird.
Typische Funktionen eines Business Softphones umfassen das Tätigen und Annehmen von Anrufen, das Halten und Vermitteln von Gesprächen sowie die Anzeige des Präsenzstatus von Kolleg:innen. Viele Lösungen bieten zusätzlich Zugriff auf Unternehmenskontakte, Chat-Funktionen und Videokonferenzen. Besonders wertvoll ist die Integration in bestehende CRM-Systeme oder Collaboration-Lösungen wie Microsoft Teams.
Was ist eine Business Telefon-App?
Eine Business Telefon-App bringt die Funktionen des Unternehmens-Softphones auf das Smartphone. Sie ist mehr als die klassische Telefonfunktion Ihres Mobilgeräts, denn sie verbindet Ihr Smartphone mit der IP-Telefonie-Anlage Ihres Unternehmens. Damit können Mitarbeitende auch unterwegs professionell über ihre geschäftliche Rufnummer telefonieren, ohne ihre private Mobilnummer preisgeben zu müssen.
Die Telefon-App trennt geschäftliche und private Kommunikation klar voneinander. Eingehende Geschäftsanrufe werden in der App angezeigt und können dort angenommen werden. Private Anrufe laufen weiterhin über die normale Telefon-App des Smartphones. Diese Trennung schützt die Privatsphäre Ihrer Mitarbeitenden und sorgt gleichzeitig für professionelles Auftreten gegenüber Geschäftspartner:innen.
Für mobile Mitarbeitende ist die Telefon-App besonders wertvoll. Ein Außendienstmitarbeiter kann beispielsweise beim Kunden vor Ort einen eingehenden Anruf entgegennehmen, ohne dass der Anrufer merkt, dass er nicht im Büro sitzt. Die Büronummer wird angezeigt, Unternehmensfunktionen wie Anrufweiterleitung oder Konferenzschaltungen stehen zur Verfügung, und die geschäftliche Erreichbarkeit bleibt gewährleistet.
Softphone vs. Tischtelefon: Der direkte Vergleich im Arbeitsalltag
Anna startet ihren Arbeitstag im Homeoffice. Sie öffnet ihr Notebook, meldet sich in der STARFACE App an und ist sofort unter ihrer Büronummer erreichbar. Martin sitzt im Büro an seinem festen Arbeitsplatz, wo sein Tischtelefon steht. Beide können Anrufe entgegennehmen – der Unterschied zeigt sich erst im weiteren Tagesverlauf.
Am Vormittag muss Anna zu einem Kundentermin fahren. Sie nimmt nur ihr Smartphone mit, auf dem die Telefon-App installiert ist. Während der Fahrt ruft ein wichtiger Geschäftspartner an. Anna sieht auf dem Display die Büronummer, nimmt das Gespräch an und kann direkt reagieren. Martin hingegen ist während seiner Außentermine nicht unter seiner Büronummer erreichbar. Anrufe landen in seiner Abwesenheit bei Kolleg:innen oder auf der Mailbox.
Nach dem Mittagessen arbeitet Anna im Büro weiter – diesmal am Desktop-PC mit dem Softphone. Ihre Rufnummer bleibt identisch, nur das Endgerät hat gewechselt. Martin nutzt weiterhin sein vertrautes Tischtelefon. Bei einem längeren Beratungsgespräch schätzt er die ergonomische Bedienung und den komfortablen Hörer. Anna verwendet ein hochwertiges Headset und kann während des Telefonats gleichzeitig Notizen im CRM-System erfassen, das auch mit der VoIP Telefonanlage verbunden ist.
Für wen eignet sich ein Business Softphone?
Business Softphones wie die STARFACE Apps entfalten ihre Stärken überall dort, wo Flexibilität und Mobilität gefordert sind. Außendienstmitarbeitende können unterwegs unter ihrer geschäftlichen Rufnummer erreichbar bleiben, ohne ihre private Nummer weitergeben zu müssen. Sie verpassen keine wichtigen Anrufe mehr und können direkt beim Kunden oder auf dem Weg zum nächsten Termin reagieren.
Für hybride Teams und Mitarbeitende im Homeoffice ist ein Softphone nahezu unverzichtbar. Sie benötigen keine zusätzliche Hardware am heimischen Arbeitsplatz und sind innerhalb von Minuten einsatzbereit. Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren ebenfalls erheblich: Mitarbeitende können standortübergreifend zusammenarbeiten, Anrufe intern weiterleiten und den Präsenzstatus von Kolleg:innen an anderen Standorten sehen.
Besonders sinnvoll sind Softphones auch in Unternehmen mit Shared-Desk-Konzepten, wo Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz haben. Statt jeden Morgen ein neues Tischtelefon zu konfigurieren, melden sich Mitarbeitende einfach mit ihrem Softphone an – am Notebook, Tablet oder per App auf dem Smartphone. Wachsende Start-ups schätzen zudem die geringen Anschaffungskosten, da keine teuren Endgeräte für jeden Arbeitsplatz beschafft werden müssen.
Wann ist ein Tischtelefon weiterhin sinnvoll?
Das klassische Tischtelefon hat seinen festen Platz in Unternehmen nicht verloren. Am Empfang beispielsweise ist ein professionelles Tischtelefon oft die beste Wahl. Die Empfangsmitarbeitenden führen zahlreiche Gespräche pro Tag, vermitteln Anrufe weiter und nutzen häufig Funktionstasten für Schnellwahl oder Rufumleitungen. Ein großes Display und physische Tasten erleichtern hier die Arbeit erheblich.
In Produktionsumgebungen, Werkstätten oder Lagerhallen sind Tischtelefone oder auch schnurlose DECT-Endgeräte ebenfalls praktisch. Hier arbeiten Mitarbeitende oft nicht am Computer, und ein robustes, stationäres Telefon ist zuverlässiger als eine App auf einem möglicherweise verschmutzten oder beschädigten Smartphone. Zudem können mehrere Personen im Schichtbetrieb dasselbe Telefon nutzen, ohne sich ständig an- und abmelden zu müssen.
Auch bei Mitarbeitenden mit sehr hohem Gesprächsaufkommen kann ein Tischtelefon Vorteile bieten. Wer täglich stundenlang telefoniert, schätzt oft die Ergonomie eines klassischen Hörers oder eines hochwertigen Headsets, das speziell für Tischtelefone entwickelt wurde. Der Gesprächskomfort ist bei guten Tischtelefonen nach wie vor exzellent, und die Tonqualität übertrifft in vielen Fällen die von Softphones mit Standard-Headsets.
Die Kombination als beste Lösung
In vielen Unternehmen lautet die Entscheidung nicht Business Softphone oder Tischtelefon. Eine moderne IP-Telefonie-Lösung ermöglicht es, beide Varianten flexibel miteinander zu kombinieren. Mitarbeitende können beispielsweise im Büro ein Tischtelefon nutzen, im Homeoffice auf das Softphone am Notebook zurückgreifen und unterwegs die Telefon-App auf dem Smartphone verwenden.
Alle diese Endgeräte können unter derselben geschäftlichen Rufnummer laufen. Anrufer merken nicht, auf welchem Gerät das Gespräch angenommen wird – sie erreichen einfach die gewohnte Büronummer. Diese Flexibilität ist ein entscheidender Vorteil moderner IP-Telefonie gegenüber klassischen Telefonanlagen, bei denen jedes Endgerät eine eigene Durchwahl benötigte.
Ein konkretes Beispiel: Eine Vertriebsmitarbeiterin nutzt ihr Tischtelefon im Büro für ausführliche Kundengespräche. Wenn sie ins Homeoffice wechselt, meldet sie sich am Softphone auf ihrem Notebook an. Für den Weg zum Kundentermin aktiviert sie die Telefon-App auf ihrem Smartphone. Ihre Kolleg:innen sehen im System ihren jeweiligen Status, und Anrufe erreichen sie überall unter derselben Nummer.
Fazit
Ein Business Softphone macht Unternehmenskommunikation flexibler und unterstützt moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice, hybrides Arbeiten und mobilen Außendienst. Es reduziert die Hardwarekosten, ermöglicht die Integration in bestehende Business-Anwendungen und sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeitenden überall unter ihrer geschäftlichen Rufnummer erreichbar sind. Gleichzeitig behält das klassische Tischtelefon in bestimmten Arbeitsbereichen seine Berechtigung – insbesondere dort, wo hoher Gesprächskomfort, Ergonomie und die Nutzung durch mehrere Personen im Vordergrund stehen.
Entscheidend ist nicht, welches Endgerät grundsätzlich besser ist, sondern welche Kombination zu den konkreten Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens passt. Moderne IP-Telefonie-Lösungen geben Ihnen die Freiheit, für jeden Arbeitsplatz und jede Situation das passende Endgerät zu wählen. Analysieren Sie die Anforderungen Ihrer verschiedenen Unternehmensbereiche und nutzen Sie die Möglichkeiten flexibler IP-Telefonie, um Ihre Kommunikation zukunftssicher aufzustellen.
Häufig gestellte Fragen
Ja, ein Business Softphone nutzt Ihre Unternehmens-Telefonanlage und deren Tarife. Wenn Ihre IP-Telefonie-Lösung Auslandsgespräche unterstützt, können Sie diese wie gewohnt führen. Die Konditionen hängen von Ihrem Anbieter und dem gewählten Tarif ab, nicht vom Endgerät.
Für gute Sprachqualität empfiehlt sich eine stabile Internetverbindung mit mindestens 100 kbit/s Upload und Download pro aktivem Gespräch. Im Homeoffice reicht eine Standard Internet-Verbindung in der Regel aus. Unterwegs sollte mindestens eine 4G-Mobilfunkverbindung verfügbar sein.
Professionelle Business Softphones nutzen verschlüsselte Verbindungen über VPN oder SRTP. Die Sicherheit hängt vom Anbieter Ihrer IP-Telefonie-Lösung ab. Achten Sie auf Zertifizierungen, Datenschutz-Compliance und die Möglichkeit, Sicherheitsrichtlinien zentral zu verwalten.
Die meisten Business Softphones unterstützen handelsübliche USB-Headsets oder Bluetooth-Headsets. Achten Sie darauf, dass Ihr Headset für Business-Kommunikation zertifiziert ist, um optimale Sprachqualität und Kompatibilität mit gängigen Softphone-Anwendungen zu gewährleisten.
Bei Internetausfall können Sie nicht über das Softphone telefonieren, da die Verbindung zur IP-Telefonanlage unterbrochen ist. Viele Anbieter bieten Notfall-Rufumleitungen auf Mobiltelefone an. Tischtelefone sind bei Netzwerkproblemen gleichermaßen betroffen, da auch sie über IP-Telefonie laufen.