Im Bereich der Kommunikation ist Cloud-Telefonie für Arztpraxen keine Weltneuheit mehr. Dennoch kennen viele Ärzte noch nicht deren gesamtes Potenzial. Wir zeigen, warum Cloud-Telefonanlagen in immer mehr Arztpraxen für besseren Komfort und Service sorgen und wie Sie alle Vorteile Ihrer Cloud-Telefonanlage nutzen!
Was ist Cloud Telefonie?
Die stetige Weiterentwicklung der Kommunikationstechnologie hat Arztpraxen neue Möglichkeiten eröffnet, ihre täglichen Abläufe zu optimieren und den Patientenservice zu verbessern. Eine Lösung, die in diesem Kontext immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist Cloud Telefonie bzw. Voice over IP (VoIP) als Ganzes.
Doch was ist Cloud-Telefonie eigentlich? IP-Telefonie nutzt das Internet zur Übertragung von Sprach- und Datenkommunikation. Die Sprachdaten werden dabei in digitale Signale umgewandelt und über das Internet übertragen.
Die Cloud-Technologie ermöglicht es hierbei, die gesamte Telefonanlage in einem sicheren, externen Rechenzentrum zu hosten. Anrufverarbeitung, Speicherung von Anruflisten und weitere Funktionen werden also in der Cloud ausgeführt. Die Mitarbeitenden einer Arztpraxis greifen dann über IP-Telefone oder Softphones auf diese Cloud-Telefonanlage zu.
Warum nutzen Ärzte Cloud Telefonie?
Setzen Sie in Ihrer Praxis, Ärztehaus oder MVZ schon Cloud-Telefonanlagen ein, aber möchten noch mehr Effizienz für sich und Ihre Mitarbeitenden schaffen? Oder ist es für Sie gerade an der Zeit, die alte Anlage mit einer flexibleren Lösung aus der Cloud zu ersetzen? Egal, an welchem Punkt Sie sich befinden, wir klären auf, was Sie über Cloud Telefonie für Arztpraxen wissen müssen.
Die Vorteile von Cloud Telefonie für Arztpraxen
Cloud-Telefonie ist eine äußerst flexible Kommunikationslösung, die sich an die Bedürfnisse verschiedener Praxistypen anpassen lässt. Von der Einzelpraxis bis zum medizinischen Versorgungszentrum können Kommunikation und Patientenservice verbessert werden.
Cloud Telefonie in Einzelpraxen
Für Einzelpraxen mit begrenztem Personal und geringem Anrufvolumen kann eine Cloud-Telefonanlage eine kosteneffiziente Lösung sein. Die Skalierbarkeit erlaubt es, die Anlage zunächst nur im benötigten Umfang zu installieren. Bei Bedarf lässt sich die Telefonie-Lösung später trotzdem erweitern, ohne neue Hardware anschaffen zu müssen. Auch von flexiblen Anrufweiterleitungen und Mailbox-Funktionen profitieren Einzelpraxen besonders. Mit ihnen wird sichergestellt, dass Patienten auch außerhalb der Sprechzeiten oder während Abwesenheiten Zugang zu wichtigen Informationen haben.
Cloud Telefonie in Gemeinschaftspraxen
In einer Gemeinschaftspraxis können Anrufe über die Cloud-Telefonanlage nach Fachgebieten geordnet und an entsprechende Durchwahlnummern weitergeleitet werden, um eine effiziente Patientenbetreuung zu gewährleisten. Die IP-Telefonanlage aus der Cloud kann für beide Standorte übergreifend eingesetzt werden. Interne, standortübergreifende Anrufe zwischen den Ärzten und Mitarbeitern in der Praxis sind also nicht mit Zusatzkosten verbunden.
Cloud Telefonie in Medizinischen Versorgungszentren (MVZ)
MVZ entlasten deren Angestellte im administrativen Bereich, um die Qualität der Patientenversorgung zu verbessern. Cloud-Telefonie trägt hierzu bei, indem eine zentrale Telefonanlage das gesamte Anrufaufkommen und die Kommunikation für mehrere Standorte und Fachbereiche übernimmt.
Was braucht man für Cloud Telefonie in der Arztpraxis?
Stabile Internetverbindung
Eine zuverlässige Internetverbindung und Netzwerkausstattung ist die Grundvoraussetzung für die Nutzung von Cloud-Telefonie. Da Anrufe über das Internet abgewickelt werden, ist eine ausreichend hohe Bandbreite erforderlich, um eine klare Sprachqualität und eine unterbrechungsfreie Kommunikation zu gewährleisten. Es ist ratsam, eine Breitband-Internetverbindung mit ausreichender Upload- und Download-Geschwindigkeit zu wählen. STARFACE bietet hierfür bereits einen eigenen DSL-Anschluss für den Betrieb unserer Telefonanlagen an.
VoIP-Telefone oder Softphones
Um Cloud-Telefonie nutzen zu können, benötigen Sie VoIP-Telefone oder Softphones. VoIP-Telefone sind speziell für IP-Telefonie entwickelte Geräte, die einen direkten Internetzugang benötigen. Softphones hingegen sind Software-Anwendungen, die auf Desktop PCs, Laptops oder Smartphones installiert werden können und diese VoIP-fähig machen.
Was sind die wichtigsten Funktionen von Cloud Telefonie für Arztpraxen?
Viele der Standardfunktionen gängiger Cloud-Telefonanlagen schaffen für Ärzte bereits große Mehrwerte im täglichen Umgang mit Patienten. Hier sind einige Beispiele:
Anrufweiterleitung nach Fachgebieten oder Standorten
In einer größeren Praxis oder einem medizinischen Versorgungszentrum können Anrufe zentral entgegengenommen und nach Fachgebieten oder verschiedenen Standorten weitergeleitet werden. So wird sichergestellt, dass Patienten direkt mit dem richtigen Facharzt oder der entsprechenden Abteilung verbunden werden, was zu einer verbesserten Patientenzufriedenheit und einer effizienten Organisation der Anrufe führt. Features wie IVR können hierbei für weitere Automatisierung und Entlastung des Personals sorgen.
Voicemail und Anrufbeantworter
Cloud-Telefonie bietet erweiterte Voicemail-Funktionen, mit denen Anrufe in Abwesenheit aufgezeichnet werden können. Patienten können Nachrichten hinterlassen, und Ärzte oder Mitarbeiter können diese später abhören und zurückrufen. Dadurch gehen keine wichtigen Informationen oder Anfragen verloren. Der Vorteil von Cloud-Telefonie ist die Möglichkeit, dezentral hierauf zuzugreifen.
Anrufgruppen und Warteschleifen
In einer Arztpraxis mit großem Patientenstamm oder zu Stoßzeiten kann es zu einigen gleichzeitigen Anrufen kommen. Auf Ihrer Cloud-Telefonanlage können Anrufgruppen eingerichtet werden, sodass mehrere Mitarbeitende gleichzeitig Anrufe entgegennehmen können. Falls alle Leitungen belegt sind, können Patienten in einer Warteschleife verbleiben, bis ein Mitarbeiter verfügbar ist – ohne manuelles Zutun.
Rufnummernsignalisierung
Die Cloud-Telefonie ermöglicht die Anzeige der Praxisnummer oder individueller Durchwahlnummern beim Angerufenen, egal mit welchem Endgerät oder von wo aus angerufen wird. Die Außenwirkung der Praxis bleibt konsistent, und Patienten wissen sofort, dass sie mit Ihrer medizinischen Einrichtung verbunden sind.
Integration in die Arztpraxis
Die wohl wichtigste Funktion von Cloud-Telefonie für Arztpraxen ist kein direktes Telefonie-Feature, sondern kommt in Form von Software-Schnittstellen. Die passende Cloud-Telefonanlage lässt sich nahtlos in Ihre Praxis-Software integrieren.
Informationen aus Patientenverwaltung, Terminkalender & Co. Werden direkt über Ihre Telefonie-Lösung nutzbar. Probleme wie die mehrfache Pflege oder fehlende Synchronisation von Informationen entfallen. Wenn Patienten Anrufen, haben Sie die Informationen aus deren Akte direkt vor Augen.
Gängige Verwaltungssoftware wie tomedo , abasoft und andere werden bei STARFACE Telefonanlagen unterstützt. Viele unserer Partner sind außerdem spezialisiert auf die Einrichtung von Cloud Telefonie für Arztpraxen und bieten umfassende Integrationen für verschiedene Software an.
Was kostet eine Cloud Telefonanlage und deren Betrieb?
Die Kostenstruktur für Cloud-Telefonie kann je nach Anbieter und den individuellen Anforderungen Ihrer Arztpraxis variieren. Die wichtigsten Kostenpunkte für Umstieg auf Cloud-Telefonie für Arztpraxen finden Sie hier.
Gibt es eine Grundgebühr für Cloud Telefonie?
Die Grundgebühr ist in der Regel eine feste monatliche Gebühr, die der Anbieter für die Bereitstellung der Cloud-Telefonanlage und der damit verbundenen Infrastruktur erhebt. Die Höhe der Grundgebühr kann je nach Anbieter, dem von Ihnen gewählten Tarifplan und der Anzahl der Nutzer variieren.
Wie hoch sind Nutzungsgebühren pro User?
Die Anzahl der Benutzer, also der Mitarbeiter, welche die Cloud-Telefonanlage nutzen, kann Einfluss auf die monatlichen Kosten haben. Viele Anbieter berechnen eine Nutzungsgebühr pro Benutzer. Diese Gebühr kann je nach benötigten Funktionen und dem Umfang der Telefonie-Nutzung variieren.
Welche Kosten verursachen Hardware und Endgeräte?
Eine Neu-Anschaffung von IP-Telefonen oder Softphones kann zusätzliche, einmalige Kosten verursachen. Einige Anbieter bieten aber auch die Möglichkeit, die benötigte Ausstattung zu mieten, was die anfänglichen Investitionskosten reduzieren kann. Hier können sie individuell entscheiden, welcher Weg für Sie der bessere ist.
Empfehlungen zur Kostenoptimierung
Bevor Sie sich für einen Cloud-Telefonie-Anbieter entscheiden, ist es ratsam, die Kostenstrukturen verschiedener Anbieter zu vergleichen und Ihre eigenen Anforderungen zu berücksichtigen. Hierbei sind folgende Punkte zu beachten:
Wählen Sie einen Tarifplan, der genau auf die Anforderungen Ihrer Arztpraxis zugeschnitten ist. Vermeiden Sie überdimensionierte Lösungen mit Funktionen, die Sie möglicherweise nicht benötigen, und konzentrieren Sie sich auf die essenziellen Funktionen für Ihre Praxis.
Achten Sie darauf, dass die gewählte Cloud-Telefonie-Lösung leicht skalierbar ist. Dies ermöglicht es Ihnen, die Telefoninfrastruktur flexibel an die Bedürfnisse Ihrer wachsenden Praxis anzupassen, ohne hohe zusätzliche Kosten zu verursachen.
Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen an, mit denen Sie deren Cloud Telefonanlage z.B. einen Monat lang kostenlos testen können. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um die Funktionalität und die Qualität des Angebots zu überprüfen.
Welche Cloud Telefonanlage ist die richtige für Sie?
Zusammenfassend sind hier die Kriterien, welche Sie bei Ihrer Auswahl Ihrer Cloud-Telefonie-Lösung beachten sollten:
- Funktionsumfang und Flexibilität in der Einrichtung
- Integrationsmöglichkeiten in Praxissoftware und Patientenverwaltungssysteme
- Verfügbarkeitsangaben und Stabilität des VoIP-Anbieters
- Sicherheit der Patientendaten und DSGVO-Konformität
- Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum oder Reduzierung
- Preis-Leistungs-Verhältnis und Kosten
- Verschlüsselte Verbindungen für sichere Kommunikation
- Einhaltung strenger Datenschutzbestimmungen des VoIP-Anbieters
- Sichere Authentifizierungsmethoden für autorisierten Zugriff
- Regelmäßige Sicherheitsupdates
FAQ zur Cloud-Telefonie für Arztpraxen
Cloud Telefonie ist eine moderne Kommunikationstechnologie, bei der Sprach- und Datenkommunikation über das Internet übertragen werden. Die Telefonanlage befindet sich in einem sicheren externen Rechenzentrum, was Flexibilität und verbesserten Patientenservice für Arztpraxen ermöglicht.
Um Ihre Cloud-Telefonanlage zu nutzen, benötigen Sie eine Stabile Internetverbindung in Ihrer Praxis sowie geeignete Endgeräte (VoIP-Telefone oder Geräte mit Softphone-Anwendungen).
Ja, Cloud-Telefonie ist sicher, sofern angemessene Sicherheitsmaßnahmen und Verschlüsselungstechnologien vom Anbieter implementiert werden. Achten Sie auf die Datenschutz-Konformität des Anbieters.
Cloud-Telefonie sorgt für bessere Patientenversorgung in MVZ, indem eine zentrale Telefonanlage das gesamte Anrufaufkommen und die Kommunikation für mehrere Standorte und Fachbereiche übernimmt und automatisiert weitervermittelt.
Ja, Cloud-Telefonie eignet sich auch für kleine Einzelpraxen. Sie bietet eine kosteneffiziente Lösung, die bei Bedarf einfach erweiterbar ist.
Zu den wichtigsten Funktionen zählen die Anrufweiterleitung nach Fachgebieten oder Standorten, Voicemail und Anrufbeantworter, Anrufgruppen und Warteschleifen, Rufnummernsignalisierung sowie die richtigen Schnittstellen zur Integration in Ihre Praxissoftware.
Die Dauer der Umstellung kann je nach Anbieter und Komplexität der Praxisinfrastruktur variieren. Eine gut geplante Umstellung kann jedoch in der Regel innerhalb weniger Tage durchgeführt werden. Die Inbetriebnahme der Cloud-Instanz selbst dauert dabei nur wenige Minuten.
Die Kosten setzen sich, variierend je nach Anbieter, aus Grundgebühr, User-Lizenzen und Endgeräten zusammen. Hinzu kommen Kosten für die Projektdurchführung der Erstinstallation bzw. Austausch der Telefonie-Lösung.