VoIP Telefon, Headset und Co.
Leitfaden für Endgeräte

Endgeräte wie VoIP-Headsets oder Videobars sind längst mehr als eine technische Notwendigkeit. Sie sind entscheidend für den Erfolg im Arbeitsalltag. Ihre zentrale Aufgabe ist es, Teams effizient miteinander zu verbinden und gleichzeitig für Nutzerkomfort zu sorgen. Vor allem in hybriden Arbeitsumgebungen, wo Mitarbeitende teilweise aus dem Homeoffice, aus dem Büro oder von unterwegs arbeiten, macht die Qualität und Usability der Hardware den Unterschied.

Ein VoIP-Telefon ist ein Telefon, das Sprachdaten mittels Internet-Protocol übermittelt. „VoIP“ steht für „Voice over IP“, also „Sprache über das Internetprotokoll“. Grundsätzlich können die Sprachdaten in jedem Netzwerk, das auf IP basiert, gesendet und empfangen werden. Das heißt, VoIP Telefone können für Internettelefonie und auch für Kommunikation in geschlossenen Netzwerken eingesetzt werden, die nicht mit dem Internet verbunden sind.

Ältere, nicht-VoIP-fähige Telefone wurden über analoge Ports für Festnetztelefone oder digitale Ports für ISDN-Geräte mit einer Telefonanlage verbunden. Die wiederum an das Festnetz angebunden wurde. Mit Voice-over-IP hingegen können Telefone können überall eingesetzt und an eine TK-Anlage angebunden werden, wo eine Internetverbindung besteht.

Der Hauptunterschied zwischen einem VoIP-Telefon und einem SIP-Telefon liegt in der Technologie, speziell im Protokoll, das verwendet wird. Beide gehören aber in die Welt der digitalen Kommunikation. „VoIP-Telefon“ oder „IP-Telefon“ beschreibt allgemein alle Telefone, die Anrufe über das Internet, also mittels Voice over IP, ermöglichen.

IP Telefone können verschiedene Protokolle verwenden, um diese Anrufe zu steuern und zu übertragen. Diese können öffentliche, standardisierte Protokolle oder proprietäre Protokolle einzelner Anbieter sein. Das am weitesten verbreitete ist das Session Initiation Protocol (SIP). Ein SIP-Telefon ist also eine Art von VoIP-Telefon, die das SIP-Protokoll nutzt, um Verbindungen aufzubauen, zu verwalten und zu beenden.

SIP Telefone können mit SIP-fähigen VoIP-Telefonanlagen und Diensten verwendet werden. SIP wird auch genutzt, um andere digitale Kommunikationswege wie Videoanrufe, Verfügbarkeitsanzeigen und Telefonkonferenzen zu regeln.

Grundlegend gilt: Jedes SIP-Telefon ist ein VoIP-Telefon, aber nicht jedes VoIP-Telefon unterstützt SIP. Wenn von VoIP-Telefonen die Rede ist, ist meistens ein SIP-Telefon gemeint, da SIP der beliebteste Standard für VoIP-Kommunikation ist.

Nicht alle VoIP-Telefone sind gleich. Hier sind 5 der wichtigsten Merkmale, auf die man besonders im Geschäftsumfeld achten sollte:

SIP

Das Session Initiation Protocol (SIP) ist der Standard schlechthin, wenn es um digitale Kommunikation geht und gewährleistet breite Kompatibilität mit IP-Telefonanlagen und anderen Systemen.

HD-Telefonie

Die tatsächliche Sprachqualität bei Telefonaten hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wenn ein Telefon HD-Telefonie unterstützt, ist dies aber ein gutes Indiz für die grundlegende Qualität. Um HD-Telefonie für Gespräche nutzen zu können, muss die Hardware und Software beider Gesprächspartner HD-Telefonie-fähig sein.

UC-Zertifizierung

Die ausgewiesene Zertifizerung eines Telefons für bestimmte UC-Anwendungen stellt sicher, dass das Gerät vollständig mit der Software kompatibel ist und User wirklich von allen Vorteilen des Produkts Gebrauch machen können. Es ist aber nicht immer eine vollumfängliche Zertifizierung des Hardware-Herstellers notwendig. Meistens reicht auch ein Blick in die Übersicht des UC-Herstellers, die angibt, mit welchen Endgeräten die Software genutzt werden kann.

Support und Updates

Viele Hersteller geben mittlerweile an, wie lange ihre Geräte unterstützt werden. Allerdings variieren die Angaben stark. Einige Hersteller geben einen genauen Lebenszyklus einschließlich der Dauer des Supports für Software-Updates an. Bei anderen Anbietern müssen Unternehmen selbst abschätzen, wie zukunftssicher die Geräte sind. Langfristige Updates durch den Telefon-Hersteller gewährleisten, dass das Gerät möglichst aktuell, sicher und kompatibel mit neuen Technologien bleibt. Ein Gerät ohne Support kann schnell zum Risiko und Kostenfaktor werden.

Ergonomie

Last but not least: Nicht nur bei Schreibtischen, Stühlen und Peripherie kommt es auf die Ergonomie an. Auch hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Tischtelefone mit gutem Design und leicht bedienbaren Tasten oder ein komfortables Handset machen das User-Erlebnis und damit den Arbeitstag angenehmer.

Ein VoIP Headset wird ähnlich wie ein VoIP Telefon eingesetzt. Durch die Kombination von Kopfhörer und Mikrofon ist es aber wesentlich flexibler und bietet Usern mehr Freiheit, da es keinen Hörer hat, der während dem Gespräch gehalten werden muss.

Genau wie ihre Gegenstücke mit Hörer können VoIP Headsets sowohl für Internettelefonie als auch in geschlossenen Netzwerken verwendet werden, die nicht mit dem öffentlichen Internet verbunden sind.

Im Business-Bereich sind Profi-Headsets gefragt, die klare Sprachqualität, ausreichenden Komfort für den Dauerbetrieb und nahtlose Integration in UC-Software bieten. Von technischer Seite aus, lassen sich viele Headsets für digitale Kommunikation nutzen. Für die Anwendung am Arbeitsplatz gibt es aber klare Unterschiede zwischen Consumer-Headsets und professionellen VoIP-Headsets, die speziell für den Business-Bereich entwickelt wurden.

Consumer-Headsets, die für gelegentiliche private Anrufe oder für Gaming entwickelt werden, fehlen oft wichtige Funktionen, die für effektive VoIP-Kommunikation notwendig sind. Wenngleich Consumer-Headsets in Puncto Sprachqualität oder Features wie ANC immer besser werden.

Die großen Nachteile liegen zum Beispiel in mangelnder Kompatibilität mit gängiger Kommunikationssoftware wie STARFACE, Microsoft Teams und Co. Obendrein erfüllen Geräte für den privaten Gebrauch meistens nicht die Anforderungen, die für den Schall-Schutz am Arbeitsplatz oder langfristigen Tragekomfort nötig sind.

Technik

• Sind die Headsets vollständig kompatibel mit der bestehenden Telefonanlage und UC-Software, die genutzt werden?
• Sollen die Headsets HD-Telefonie oder ANC-Technologien für bessere Qualität in Gesprächen und Meeting mitbringen?
• Sollen kabelgebundene USB-Headsets oder kabellose Headsets, z.B. via Bluetooth oder DECT genutzt werden?
• Sollen die Headsets gleichzeitig mit mehreren Geräten, z. B. Laptops, Smartphones und Tablets, verbunden werden?

Usability

• Sind die Headsets ausreichend ergonomisch gestaltet und für den Dauerbetrieb geeignet, um langfristigen Komfort zu bieten?
• Werden verschiedene Tragemöglichkeiten (Mono, Stereo, Over-Ear) angeboten, um unterschiedlichen Nutzerpräferenzen gerecht zu werden?
• Erfüllen die Geräte die hiesigen Anforderungen an den Arbeitsschutz und bieten ausreichenden Schutz vor akustischen Belastungen?

Support

• Wie lange garantiert der Hersteller Firmware- und Software-Updates?
• Wie lange wird die Verfügbarkeit von Ersatzteilen garantiert?
• Wie hoch ist die erwartete Lebensdauer der Headsets? Gibt es Garantie- oder Austauschprogramme?

Gute Videobars bieten das perfekte Zusammenspiel aus Mikrofonen, Kameras und Lautsprechern in einem Gerät. Aus Unternehmen, die hybrid arbeiten oder viele Videokonferenzen abhalten, sind Videobars nicht mehr wegzudenken. Sie transformieren Konferenzräume in kleine bis mittelgroße virtuelle Meeting-Räume. Unternehmen mit hohem Konferenzaufkommen profitieren von einer benutzerfreundlichen und effizienten Lösung, die klare Sprachübertragung, gestochen scharfe Bilder und einfache Handhabung vereint.

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Vorlieben, Meeting-Szenarien und Ansprüche. Diese Fragen helfen dabei, die eigenen Anforderungen an eine Video-Meeting-Lösung zu definieren und die passende Hardware zu finden:

• Welche Raumgröße soll abgedeckt werden?
• Wird der Videobar stationär eingesetzt oder flexibel in verschiedenen Räumen eingesetzt?
• Welche Anschlüsse werden in den Meetingräumen benötigt?
• Reicht die WLAN-Abdeckung für eine kabellose Einrichtung aus oder muss das Gerät via Ethernet angeschlossen werden?
• Ist der Videobar mit der eingesetzen Kommunikationssoftware kompatibel?
• Sind Hintergrundgeräusche ein Problem, das der Videobar eindämmen muss?
• Welcher Winkel muss mit dem Kamera-Bild abgedeckt werden?
• Sind Features wie automatisches Framing, das die sprechende Person ins Zentrum stellt, wichtig?