Mobile Office
(mobiles Arbeiten)

Im Kern beschreibt der Begriff „Mobile Office“ die Möglichkeit, Arbeit von praktisch überall aus zu erledigen, ohne an ein Büro oder einen festen Standort gebunden zu sein. Ziel ist es, die Freiheit zu haben, von unterwegs, zu Hause oder an anderen Orten zu arbeiten, während man gleichzeitig produktiv bleibt und in der Lage ist, effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Ermöglicht wird das Mobile Office bei klassischer PC-Arbeit durch die Kombination von portabler Hardware wie Laptops, Smartphones und Headsets mit den entsprechenden (cloud-basierten) Software-Tools. Zusammen mit dezentralisierten Zugriffsmöglichkeiten auf Unternehmensnetzwerke und interne Ressourcen wird so fast jeder Ort zum Arbeitsplatz.

Im Homeoffice liegt in der Regel ein fest eingerichteter Arbeitsplatz vor. Im Mobile Office kann von fast überall aus gearbeitet werden: zu Hause, von unterwegs, in einem Café oder von einem anderen Standort. In beiden Fällen gelten unterschiedliche rechtliche Regelungen.

Arbeiten von einem beliebigen Ort außerhalb der Betriebsstätte wird als mobiles Arbeiten oder eben auch Arbeiten im „Mobile Office“ genannt.
Hierfür gibt es keine festen gesetzlichen Regelungen. Die Vorgaben variieren also je nach Unternehmen.

Arbeiten im „Homeoffice“ ist eine spezielle Art der mobilen Arbeit, die von zu Hause aus erledigt wird . Sowohl der Arbeitsort als auch die technische Unterstützung für die Mitarbeitenden ist hierbei fest definiert.

Ein mobiles Büro bzw. Homeoffice bieten Flexibilität und Komfort. Mit einem mobilen Arbeitsplatz kann man von (fast) überall aus arbeiten, ob von zu Hause, in einem Coworking-Space oder unterwegs. Mobiles Arbeiten ermöglicht es, Arbeitszeit effizienter zu nutzen und besser mit äißeren Faktoren zu vereinbaren. Ein gut ausgestattetes mobiles Büro braucht nur wenige Dinge: einen Laptop, eine stabile Internetverbindung und die richtigen Apps. Wichtig ist ein fester Platz zum Arbeiten, um Ablenkungen zu minimieren und produktiv zu bleiben. Cloud-Dienste und Kommunikationstools unterstützen einen dabei, auch außerhalb des Offic immer in Verbindung zu bleiben und den Zugriff auf wichtige Daten zu bewahren.

Seit dem Boom von Remote-Arbeit sind einige Best Practices und Theorien dazu entstanden, wie man im Mobile Office am besten und produktivsten arbeitet. Letztendlich ist dieses Thema sehr individuell.

Einige grundlegende Tipps sind aber für mobiles Arbeiten immer nützlich:

1. Definieren Sie eine feste Routine und klare Arbeitszeiten: Flexibilität ist im modernen Arbeitsleben essenziell, sie muss aber eine Basis haben, auf der sie aufbaut.

2. Sorgen Sie für einen möglichst ergonomischer mobiler Arbeitsplatz: Hände, Arme, Augen, Bandscheiben und so ziemlich Ihr gesamter Körper werden es Ihnen danken.

3. Nutzen Sie Planungstools, um Aufgaben zu priorisieren: Egal, ob Trello-Board, Monday-Wochenplan oder Outlook-To-Do – Überblick ist alles.

4. Machen Sie regelmäßige Pausen: Sie fördern die Konzentration und mentale Gesundheit.

5. Bleiben Sie up-to-date: Digitale Kommunikationsplattformen wie STARFACE, Microsoft Teams etc. helfen dabei, Kolleginnen und Kollegen auf dem gleichen Stand zu halten.

6. Minimieren Sie Ablenkungen: Bewusst eingeplante „Fokus-Zeiten“ können hierbei besonders helfen.

7. Definieren Sie klare Erwartungen und Regeln für das Mobile Office: Hier ist jedes Unternehmen gefragt, die ideale Lösung für alle Mitarbeitenden und die eigenen Geschäftsprozesse zu finden. Gute Planung lohnt sich beim Thema „Mobiles Arbeiten“.

Kein mobiler Arbeitsplatz gleicht hunderprozentig einem anderen. Trotzdem gibt es in Puncto Ausstattung eine große Schnittmenge. Die folgenden Geräte und Software-Tools sind in vielen Mobile-Offices zu finden:

Geräte und Ausstattung für das Mobile Office

• Laptop oder Tablet
  First things first: Leistungsfähige Laptops oder auch Tablets sind der Grundstein für mobile Arbeit. Im klassischen Home-Office sind auch Desktop-PC eine Alternative, wobei sie nicht zuletzt wegen ihrer physischen Dimension eine klare Ausnahme darstellen.
• Smartphone
  Nicht nur privat ist der Computer für die Hosentasche ein unentbehrlicher Wegbegleiter. Auch am (mobilen) Arbeitsplatz sind Smartphones ein klarer Teil der Infrastruktur. Mit modernen Kommunikationstools sind sie dabei auch kein Fremdkörper mehr, sondern nahtlos in den Arbeitsalltag integriert.
• Internet
  Eine stabile Internet-Verbindung an einem festen Unternehmensstandort ist eigentlich selbstverständlich. Trotzdem sollte auch dieser Aspekt ausreichend Aufmerksamkeit erhalten, wenn es um die Schaffung mobiler Arbeitsplätze geht. Besonders wegen der zunehmenden Nutzung von cloud-basierten Lösungen in Unternehmen sind Highspeed-Internet-Anschlüsse quasi Pflicht für alle, die mobil oder hybrid arbeiten möchten. Der ISP muss diese Anforderungen erfüllen können.Im Mobile Office muss man natürlich, besonders bei wirklich mobilem Arbeiten, mit einer gewissen Varianz rechnen. Es hilft also genau zu planen, welche Aufgaben man selbst bzw. Mitarbeitende tatsächlich von unterwegs erledigen können.
• Peripherie-Geräte und Zubehör
  Wenn es beim Arbeiten unterwegs wirklich minimalistisch sein muss, reicht natürlich auch der „nackte“ Laptop oder je nach Task auch das Smartphone. Alleine aus Gründen der Ergonomie und Produktivität sollten bei einem gut ausgestatteten mobilen Arbeitsplatz natürlich eine externe Maus, Tastatur und Bildschirm zum Einsatz kommen. Für die digitale Kommunikation über Apps wie STARFACE darf das passende Headset oder auch eine Mikrofon-Kopfhörer-Kombination nicht vergessen werden. Die Verwendung von Tischtelefonen zur Kommunikation ist im mobilen Büro wohl eher Geschmackssache.

Zuerst ist es wichtig, die Voraussetzungen für Kommunikation in standortunabhängigen Teams oder Abteilungen zu verstehen. Grundlegend gehören hierzu nahtlose Kommunikationswege, z.B. via Telefonie, Chats, Videoanrufen und -meeting, Screensharing- und File-Sharingen-Funktionen. Hierzu gesellen sich je nach Branche oder Tätigkeitsbereich natürlich noch weitere, individuellere Anforderungen.

Mit dem Verständis für diese Anforderungen geht es anschließend um die richtige Software (und auch Hardware), mit der alle diese Kommunikationskanäle genutzt werden können. Wichtig ist es, möglichst alle der genannten Kanäle in einer Anwendung zu bündeln. Hier kommen Lösungen wie STARFACE zum Einsatz, die neben einer „klassischen“, aber modernen Telefonanlage auch „Unified Communication & Collaboration“ ermöglichen.

Vereinfacht bedeutet dieser Begriff, dass ausgehend von der Telefonanlage alle weiteren Kommunikationskanäle in einer zentralen App gebündelt werden und unabhängig vom Endgerät oder Standort jederzeit verfügbar sind. Diese Apps werden häufig auch Softphone genannt.

Damit Ihre Business-Kommunikation unabhängig vom Standort optimal gelingt, sollten eine Reihe von Funktionen nicht fehlen. Darunter zum Beispiel:

Mobil-Telefonie-Integration: Die Möglichkeit, Anrufe nahtlos zwischen Ihrem Bürotelefon und Ihrem Smartphone zu übertragen, ist entscheidend. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten unterwegs, erhalten einen Anruf auf Ihrem Bürotelefon und er wird einfach auf Ihr Smartphone umgeleitet, ohne dass der Anrufende dies bemerkt.

Video-Meetings: Video-Meetings sind nicht mehr wegzudenken – natürlich auch nicht im Mobile Office.

Instant Messaging für schnelle Kommunikation: Wenn Sie unterwegs sind und schnell mit einem Kollegen kommunizieren müssen, sind Chats unverzichtbar.

File-Sharing: Die Möglichkeit, Dateien mit Teammitgliedern zu teilen und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, ist ein wesentlicher Bestandteil der Zusammenarbeit beim mobilen Arbeiten. Präsentationen, Dokumente & Co. lassen sich mit der richtigen Software kinderleicht jederzeit teilen.

Präsenz-Status-Anzeige: In Remote-Teams oder im Mobile Office kann es schwierig sein, den Anwesenheitsstatus Ihrer Kollegen zu kennen. Eine Funktion zur Status-Anzeige darf deshalb in Ihrer Kommunikationssoftware nicht fehlen.

Cloud-Telefonanlagen sind ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten oder einem hohen Anteil an Remote-Arbeit, da sie eine zentrale Telefonanlage bieten, die von verschiedenen Orten aus administriert werden kann, wenig Wartungsaufwand verursacht und flexibel hinsichtlich der Useranzahl ist.