Digitaler Arbeitsplatz (Digital Workplace)

Der digitale Arbeitsplatz ist mehr als nur die technische Infrastruktur für Remote-Arbeit. Vielmehr ist er eine integrierte Umgebung, in der alle Tools, Prozesse und Technologien harmonisch zusammenarbeiten, um die Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität von Teams zu fördern.

Wichtigstes Merkmal ist, dass der digitale Arbeitsplatz nicht an einen festen Standort gebunden ist. Ein digitaler Arbeitsplatz sorgt für ein nahtloses Arbeitserlebnis, egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs. Ein digitaler Arbeitsplatz ist damit kein ein Ort, sondern eher ein Ökosystem.

Die Arbeitswelt hat sich verändert. Flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder hybrides Arbeiten sind nicht nur machbar, sondern häufig gewünscht. Unternehmen, die sich diesen Veränderungen anpassen, steigern nicht nur ihre Attraktivität als Arbeitgeber, sondern verbessern auch die Produktivität ihrer Teams. Nicht zuletzt stärken sie mit dem Mix aus flexiblen Arbeitsmöglichkeiten und zurfriedeneren Angestellten ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Das sind die Vorteile des Digital Workplace auf einen Blick:

Mobiles Arbeiten: Es muss nicht immer „full-remote“ sein. Örtliche Flexibilität, z.B. durch Regelungen für „Mobile Office“, ist aber in Vielerlei Hinsicht ein Pluspunkt für Unternehmen.

Mehr Produktivität und Kreativität: Jeder Mensch ist anders und in unterschiedlichen Umgebungen produktiv oder kreativ. Während mancher die Ruhe im Homeoffice bevorzugt, sind andere unter Menschen produktiver. Es kann auch Sinn machen, den Arbeitsort von den jeweiligen Aufgaben abhängig zu machen.

Bessere Chancen auf Top-Personal: Unternehmen, die überregional nach Talenten Ausschau halten, werden immer einen Vorteil gegenüber denen haben, die ihre Talentsuche auf einen kleinen Radius begrenzen. Gerade in Branchen, die vor allem „Knowledge-Worker“ beschäftigen, sind digitale Arbeitsplätze ein großer Pluspunkt im Recruiting.

Ein digitaler Arbeitsplatz umfasst alle Elemente, die notwendig sind, um den beruflichen Alltag zu bewältigen: E-Mail, Chat, Video-Meetings, Collaboration-Tools, Dokumenten-Management und mehr. Der Kern liegt in der Interoperabilität – der Fähigkeit, all diese Tools in einem nahtlosen Workflow zu vereinen, der individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.

Das Fundament für die Digitalisierung von Arbeitsplätzen:

• Hardware: Laptops, Smartphones und Tablets sind die Mittel der Wahl, über die der Zugang zu digitalen Tools erfolgt. Auch Endgeräte wie Headsets oder Video-Kofnerenz-Systeme tragen zur Digitalisierung des Arbeitsplatzes bei.
• Software: Kollaborationstools, die digitale Kommunikation vereinheitlichen und sich gewinnbringend mit anderer Software verbinden lassen erleichtern standortunabhängige Zusammenarbeit.
• Cloud-Dienste sorgen dafür, dass alle Anwendungen und Daten standortunabhängig verfügbar sind. Sicherheit ist dabei ein kritischer Faktor: Zwei-Faktor-Authentifizierung und verschlüsselte Übertargungen sind Standardanforderungen.
• Sicherheitsmaßnahmen wie VPNs und Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen dabei sensible Informationen.
• KI-Tools werden immer wichtiger: Der Einsatz von KI-gestützten Tools, wie Schreibassistenten oder automatisierten Meeting-Zusammenfassungen, kann die Produktivität erheblich steigern.

Eine Studie von Grammarly und Statista zum Stand der Business-Kommunikation macht deutlich, dass ineffiziente Kommunikation zu massiven Problemen führt:

• Zeitverlust: Mitarbeiter verlieren durchschnittlich 11,5 Arbeitstage pro Jahr durch unklare oder ineffiziente Kommunikation.
• Produktivitätseinbrüche: Missverständnisse und schlecht koordinierte Workflows kosten Zeit und Ressourcen.
• Stress und Unzufriedenheit: Ineffiziente Strukturen erhöhen den Druck auf Mitarbeitende, was deren Zufriedenheit und Leistung negativ beeinflusst.

Ein digitaler Arbeitsplatz mit den richtigen Technologien kann diese Herausforderungen lösen, indem er klare Strukturen schafft, die Zusammenarbeit erleichtert und Kommunikationsbarrieren abbaut:

• UCC-Software ermöglicht es, Kommunikation zentral zu bündeln und geordnet zu halten.
• Automatische Protokollierung von Meetings und Transkriptionen erleichtern es, auf die im Gespräch getroffenen Entscheidungen zurückzugreifen.
• Integrationen mit CRM- Projektmanagement-Systemen und anderen Tools stellen sicher, dass alle relevanten Daten synchronisiert werden.
• Tools zur virtuellen Zusammenarbeit unterstützen den Onboarding-Prozess-
• Die Kombination von Cloud-Lösungen und mobilen Endgeräten ermöglicht einen nahtlosen Zugriff auf Arbeitsumgebungen.

Begriffe wie der „digitale Arbeitsplatz“ und „hybrides Arbeiten“ erwecken in so manchen Köpfen schnell das Bild von hyper-agilen Start-up-Unternehmen. Dabei bietet das Konzept des Digital Workplace Vorteile für Unternehmen unterschiedlichster Größe, Struktur und Branche.

Natürlich gibt es aber Unterschiede in der praktischen Umsetzung von digitalisierten Arbeitsplätzen, die man berücksichtigen muss. Hier ein gezielter Blick auf die verschiedenen Unternehmensarten und wie sie den digitalen Arbeitsplatz für ihren Erfolg nutzen können:

Start-ups und Kleinstunternehmen: Wachstum und Agilität vereinen

Start-ups stehen oft vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen und dynamischen Teams schnell skalieren zu müssen. Digitale Arbeitsplätze ermöglichen eine schlanke Infrastruktur, die sich mit dem Unternehmen flexibel erweitern lässt. Cloud-basierte Tools sind kostengünstig, schnell implementierbar und wachsen mit den Anforderungen.

Sie profitieren besonders von zentralisierten, günstigen Plattformen, die verschiedene Funktionen bieten – vom Projektmanagement bis zur Kommunikation. Dadurch können effektive Prozesse etabliert werden, ohne in kostspielige IT-Infrastruktur zu investieren.

Effiziente Kollaboration für kleine und mittelständische Unternehmen

KMU müssen bei der Einführung neuer Technologien ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosten und Nutzen bewahren. Oft fehlen spezifische IT-Kompetenzen für komplexe Systeme.

UCC-Plattformen, die mehrere Kommunikationskanäle bündeln, sparen Ressourcen und verhindern Informationsverluste. Besonders praktisch sind Cloud-Lösungen, die zeitgleich IT-Kosten senken, da keine Hardware-Wartung oder eigene Server nötig sind.

Großunternehmen mit globalen Teams und komplexen Strukturen

In großen Unternehmen mit weltweiten Niederlassungen geht es darum, mehrere Teams in verschiedenen Zeitzonen zu synchronisieren, Arbeitsprozesse zu vereinheitlichen und Datensilos aufzubrechen.

Digitale Arbeitsplätze auf Basis leistungsstarker Technologien, wie Microsoft 365 oder maßgeschneiderten Lösungen, ermöglichen die nahtlose Integration von Business-Software, Compliance-Werkzeugen und Workflow-Management-Plattformen.

Die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes ist kein einmaliges IT-Projekt, sondern ein langfristiger Transformationsprozess. Deshalb ist es wichtig, von Anfang an Mitarbeitende einzubeziehen. Sie sind schließlich die User des digitalen Arbeitsplatzes. Ihr Feedback ist entscheidend für die Auswahl der richtigen Tools und die Akzeptanz neuer Arbeitsweisen.

Mit entsprechenden Befragungen oder Workshops lässt sich schon früh festellen, welche Probleme bestehende Lösungen verursachen und welche Anforderungen Teams haben.

Bei der digitalen Transformation kann es außerdem sinnvoll sein, zunächst mit einem Pilotprojekt, z.B. in einer einzelnen Abteilung oder Team, zu beginnen. Basierend auf dem entstehenden Feedback kann dann ein Fine-Tuning stattfinden.

Einer der größten Fehler, wenn es um den digitalen Arbeitsplatz geht, ist die Implementierung  von zu vielen einzelnen Tools, die nicht untereinander kompatibel sind. An zweiter Stelle steht eine unzureichende Schulung der User.

Deshalb ist es wichtig, den digitalen Arbeitsplatz als Ökosystem zu begreifen und auf möglichst wenige Plattformen zu setzen, die wirklich gewinnbringend miteinander integrierbar sind.

In Puncto Sicherheit sind Voraussetzungen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, User-Schulungen und geregelte Back-up-Prozesse nur ein paar der Grundvoraussetzungen für die Arbeit am „Digital Workplace“. Grundsätzlich gilt: Wenn es um Security geht, ist kein Unternehmen zu klein, um professionelle Dienstleister ins Boot zu holen.

Last but not least: Teams brauchen aktive Unterstützungen bei Veränderungen. Das Change-Management darf auch beim digitalen Arbeitsplatz nicht zu kurz kommen. Schulungen, interne Webinare und engagierte Ansprechpartner in der IT-Abteilung sorgen für ein besseres Erlebnis für alle Beteiligten.

Die Entwicklung des digitalen Arbeitsplatzes steht nicht still. Künstliche Intelligenz wird zunehmend Routineabläufe wie das Sortieren von E-Mails, die Analyse von Meeting-Inhalten oder das Erstellen von Auto-Transkriptionen übernehmen. Auch die Qualität der Kommunikation wird mit KI-gestützen Rechtschreib-Assistenten und Formulierungshilfen verbessert.

Data-Driven Decision-Making wird immer wichtiger. Ein digitaler Arbeitsplatz verarbeitet immense Datenmengen. Unternehmen, die smarte Analyse-Tools nutzen, können bessere Entscheidungen treffen: etwa durch Visualisierungen auf Dashboards oder durch KI-gestützte Handlungsempfehlungen.

Die nächste Generation von Arbeitsplätzen wird auch durch Technologien wie virtuelle und augmentierte Realität geprägt. Virtuelle Arbeitsräume könnten eine neue Form der Zusammenarbeit einführen: Ob Brainstorming auf einem virtuellen Whiteboard oder Produktschulungen via VR-Headsets.

Auch der Fokus auf die Employee Experience wächst. Tools werden immer stärker an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst. Moderne digitale Arbeitsplätze bieten personalisierte Dashboards, benutzerfreundliche Interfaces und selbst-erstellbare Workflows, die den Arbeitsalltag erleichtern.